Документоведение - готовые работы

ГлавнаяКаталог работДокументоведение
fig
fig
Введение

Актуальность изучения данной проблемы обусловлено тем, что документная коммуникация развивается как многоаспектное явление, проявляется в трех, как минимум, положениях. Во-первых, различные стороны развития российского общества повлекли за собой не только увеличение числа документов, но и изменили структуру документных объектов – количество видов документов возросло вслед за появлением новых документируемых отношений. Во-вторых, документная осваивается все большим количеством членов общества. Вступление граждан в новые отношения с государственными и местными органами власти и управления, многообразие и часто обязательный характер формальных отношений экономико-правового характера между отдельными гражданами привели к пониманию того, что документную коммуникацию во всех ее составляющих необходимо если не понимать и осваивать, то, быть готовым к включению в ее координаты. В-третьих, в системе наук сформировались необходимые и достаточные условия для того, чтобы выйти на новый уровень понимания лингвистических аспектов документной коммуникации. Этим и обусловлен выбор темы исследования: «Лингвистические особенности документа».
Цель исследования – изучить лингвистические особенности документа.
Достижению поставленной цели будет способствовать решение ряда задач:
1.Изучить документную специфику текстов как объект лингвистических исследований.
2.Охарактеризовать лингвистические основы формирования документного текста: особенности и характеристика.
Введение

Актуальность изучения данной проблемы обусловлено тем, что документная коммуникация развивается как многоаспектное явление, проявляется в трех, как минимум, положениях. Во-первых, различные стороны развития российского общества повлекли за собой не только увеличение числа документов, но и изменили структуру документных объектов – количество видов документов возросло вслед за появлением новых документируемых отношений. Во-вторых, документная осваивается все большим количеством членов общества. Вступление граждан в новые отношения с государственными и местными органами власти и управления, многообразие и часто обязательный характер формальных отношений экономико-правового характера между отдельными гражданами привели к пониманию того, что документную коммуникацию во всех ее составляющих необходимо если не понимать и осваивать, то, быть готовым к включению в ее координаты. В-третьих, в системе наук сформировались необходимые и достаточные условия для того, чтобы выйти на новый уровень понимания лингвистических аспектов документной коммуникации. Этим и обусловлен выбор темы исследования: «Лингвистические особенности документа».
Цель исследования – изучить лингвистические особенности документа.
Достижению поставленной цели будет способствовать решение ряда задач:
1.Изучить документную специфику текстов как объект лингвистических исследований.
2.Охарактеризовать лингвистические основы формирования документного текста: особенности и характеристика.
Введение
В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.
При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.
В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.
Поэтому, цель нашей работы: определить статус документа (на основании сравнительной характеристики разных документов).
Для реализации поставленной цели предстояло решить ряд исследовательских задач:
1. Определить понятие документа
2. Охарактеризовать типологию документов
3. Выявить структуру документа
4. Определить статус документа.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы (28 источников).
Техническая документация служит для решения на¬учно-технических проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленно¬го производства и т. п. Технические документы сохра¬няют свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного произ¬водства и выполнения других работ. Так, технические документы по строительству необходимы для эксплуа¬тации построенных по этим проектам объектов, раз¬личного рода перестроек и т. д. Старые технические документы используются при утверждении новых про¬ектов в качестве сравнения и для различного рода справок. Для эксплуатации машин и агрегатов также оказывается необходимым наличие технической доку¬ментации.
Технические документы широко используются в ка¬честве источников для исследований в области истории науки и техники, установления научного приоритета. Историко-научные и историко-технические выводы яв¬ляются базой для прогнозирования развития науки и техники, что имеет исключительно большое практи¬ческое значение.
Большое значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, тех¬нических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем про¬водится их подробный анализ, устанавливается сход¬ство, различие и т.д., и в конце концов создается про-ект стандарта.
Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профес¬сорско-преподавательским составом высших и сред¬них специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.
Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают катало¬ги своих работ, в которые включены сведения о типо¬вых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.
Каждое предприятие, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.
Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация зависит успех управленческой деятельности в целом.
По данным ISO (Inte
ational Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.
Решение в области систем электронного документооборота и делопроизводства представляет собой не только хорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход, позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научной организации труда.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Важнейшей задачей проектирования электронного делопроизводства является рациональная организация документооборота. В рамках этой задачи следует выделить подзадачи, по сути представляющие основные этапы работы с документами:
- прием – передача документов;
- регистрация и контроль исполнения документов;
- информационно – справочная работа;
- обеспечение сохранности;
- систематизация и хранение документов.
Комплекс автоматизации делопроизводства должен позволять решить следующие задачи: интеграции с программами создания документов; регистрации всей поступающей, создаваемой и отправляемой документации; контроля движения документов и выполнения определенных этапов работы с документами; ускорения движения документов между исполнителями; обеспечения сохранности документов и конфиденциальности в работе с документами, улучшения информационно – справочной работы; оптимального использования офисных площадей и персонала фирмы.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более-с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой проблемы архивного хранения НТД в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
На основании вышеизложенного, цель дипломной работы – проанализировать проблемы комплектования, хранения и использования научно-технической документации на примере архива «Астрахангражданпроект».
Задачи:
- рассмотреть основные аспекты научно-технической документации;
- сделать анализ комплектования архива НТД в архиве «Астрахангражданпроект»;
- провести экспертизу научной и практической ценности НТД;
- рассмотреть практику работы с НТД на примере архива Практика работы с НТД;
- дать предложения по совершенствованию методов комплектования, использования и хранения НТД в архивном отделе.
Эмпирической базой исследования стали материалы института «Астрахангражданпроект», интернет-ресурсы по тематике исследования, а также монографии, посвященные данной проблеме.
В работе были использованы специальные методы научного исследования: социологические методы контент-анализа, а также общенаучные методы анализа, синтеза, обобщения.
При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Источники, согласно общепринятой практике, делятся на 2 группы. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» . Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» .
Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Государственная система документационного обеспечения управления . Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».
Направленный на более эффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, ГОСТ Р.6.30.-2003 принципиально отличается от всех своих предшественников. Впервые за свою историю отечественной стандартизации он провозглашает рекомендательный принцип в применении стандартов.
Ко второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительные документы, которые образовались в деятельности самой организации АООТ «Астрахангражданпроект», К их числу относятся следующие:
- Устав Компании;
- должностные инструкции сотрудников;
- приказы и указания руководства организации.
При написании дипломной работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, к. и. н. С.Л. Кузнецова, А.В. Кудряева, И.К. Корнеева.
В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами.
В издании «Организация работы с документами» А.В. Кудряевой, И.К. Корнеева дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводства. Как основа документоведческих научных дисциплин рассматривается развитие и современное состояние терминологии в сфере документационного обеспечения управления. Так же даны характеристики общих и специальных функций документов, а также список основных систем управленческой документации. Значительное внимание уделяется и правилам подготовки и оформлению отдельных видов документов, объединенных в системы. Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализ структуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотрены его основные этапы.
В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документ в соответствии с существующими стандартами. Даны образцы наиболее используемых документов. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Архивное дело».
В статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» Е.В. Алексеева, А.П. Афонасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичина рассматривается история оформления архивной службы России, а также состав Архивного фонда Р.Ф., правила оформления дел длительных сроков хранения, состав учетных документов архива, требования к оборудованию архивохранилищ и формы использования архивных документов.
В статьях «Практические советы секретарю» Л.А. Доронина и в статье «Секретарь-референт и внешнеэкономическая деятельность» Ю.Н. Плотников, О.В. Плотникова изложены роль и функции секретаря в современных условиях, даны практические рекомендации по планированию и организации рабочего дня, развитию навыков общения, созданию профессионального имиджа и самосовершенствованию. Рассматриваются деловые отношения секретаря и руководителя. Проводятся границы их функциональных обязанностей и сфер ответственности. Обращается также внимание на существенное различие секретарской профессии от функций клерка или машинистки, что часто отожествляется на бытовом уровне. Особое внимание уделяется достижению взаимопониманию секретаря и руководителя, а также эффективности проведения совместных рабочих совещаний.
В журнале \"Секретарское дело\" в статьях «Деловое письмо: складывание традиций оформления» С.В. Русакова и «Деловая переписка» Н.В. Басакина особое внимание уделяется культуре деловой переписки с изложением основных проблем, стоящих перед составителем и адресатом служебного письма. Предложен ряд технологических этапов подготовки деловой корреспонденции.
В статье Г.Ю. Максимовича, В.И. Брестова «Автоматизация информационного обеспечения управления» и в статье Л.А. Сысоевой «Системы электронного управления документами» рассматривается сущность понятия «информационное обеспечение управления». Взаимосвязь основной и информационной деятельности. Характеристика современных технологий. Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности.
Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота.
Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Наряду с документационными материалами источником послужили наблюдения и метод анкетирования. Метод изучения организации работы по ДОУ в организации был использован, когда автор изучал нормативно-методические акты, регламентирующие работу с документами в АООТ «Астрахангражданпроект».
Метод наблюдения был использован для того, чтобы выяснить, каким образом осуществляется составление и оформление документов в организации, а также технология работы с ними (прием, распределение, регистрация, контроль).
Положения, выносимые на защиту:
1. Научно-техническая информация — неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современ¬ных условиях специалист физически не в состоянии са-мостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической до¬кументации имеет огромное значение для развития экономики страны.
2. Внесены изменения в следующие этапы архивного делопроизводства:
- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию исходящих документов только в компьютерной форме, регистрировать приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности).
- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела «Астрахангражданпроект»);
- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы «Астрахангражданпроект».
3. Автоматизация делопроизводства приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания «Астрахангражданпроект», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.
Техническая документация служит для решения на¬учно-технических проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленно¬го производства и т. п. Технические документы сохра¬няют свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного произ¬водства и выполнения других работ. Так, технические документы по строительству необходимы для эксплуа¬тации построенных по этим проектам объектов, раз¬личного рода перестроек и т. д. Старые технические документы используются при утверждении новых про¬ектов в качестве сравнения и для различного рода справок. Для эксплуатации машин и агрегатов также оказывается необходимым наличие технической доку¬ментации.
Технические документы широко используются в ка¬честве источников для исследований в области истории науки и техники, установления научного приоритета. Историко-научные и историко-технические выводы яв¬ляются базой для прогнозирования развития науки и техники, что имеет исключительно большое практи¬ческое значение.
Большое значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, тех¬нических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем про¬водится их подробный анализ, устанавливается сход¬ство, различие и т.д., и в конце концов создается про-ект стандарта.
Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профес¬сорско-преподавательским составом высших и сред¬них специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.
Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают катало¬ги своих работ, в которые включены сведения о типо¬вых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.
Каждое предприятие, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.
Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация зависит успех управленческой деятельности в целом.
По данным ISO (Inte
ational Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает и своевременности информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.
Решение в области систем электронного документооборота и делопроизводства представляет собой не только хорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход, позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научной организации труда.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Важнейшей задачей проектирования электронного делопроизводства является рациональная организация документооборота. В рамках этой задачи следует выделить подзадачи, по сути представляющие основные этапы работы с документами:
- прием – передача документов;
- регистрация и контроль исполнения документов;
- информационно – справочная работа;
- обеспечение сохранности;
- систематизация и хранение документов.
Комплекс автоматизации делопроизводства должен позволять решить следующие задачи: интеграции с программами создания документов; регистрации всей поступающей, создаваемой и отправляемой документации; контроля движения документов и выполнения определенных этапов работы с документами; ускорения движения документов между исполнителями; обеспечения сохранности документов и конфиденциальности в работе с документами, улучшения информационно – справочной работы; оптимального использования офисных площадей и персонала фирмы.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более-с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой проблемы архивного хранения НТД в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
На основании вышеизложенного, цель дипломной работы – проанализировать проблемы комплектования, хранения и использования научно-технической документации на примере архива «Астрахангражданпроект».
Задачи:
- рассмотреть основные аспекты научно-технической документации;
- сделать анализ комплектования архива НТД в архиве «Астрахангражданпроект»;
- провести экспертизу научной и практической ценности НТД;
- рассмотреть практику работы с НТД на примере архива Практика работы с НТД;
- дать предложения по совершенствованию методов комплектования, использования и хранения НТД в архивном отделе.
Эмпирической базой исследования стали материалы института «Астрахангражданпроект», интернет-ресурсы по тематике исследования, а также монографии, посвященные данной проблеме.
В работе были использованы специальные методы научного исследования: социологические методы контент-анализа, а также общенаучные методы анализа, синтеза, обобщения.
При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Источники, согласно общепринятой практике, делятся на 2 группы. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» . Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» .
Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Государственная система документационного обеспечения управления . Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».
Направленный на более эффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, ГОСТ Р.6.30.-2003 принципиально отличается от всех своих предшественников. Впервые за свою историю отечественной стандартизации он провозглашает рекомендательный принцип в применении стандартов.
Ко второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительные документы, которые образовались в деятельности самой организации АООТ «Астрахангражданпроект», К их числу относятся следующие:
- Устав Компании;
- должностные инструкции сотрудников;
- приказы и указания руководства организации.
При написании дипломной работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, к. и. н. С.Л. Кузнецова, А.В. Кудряева, И.К. Корнеева.
В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами.
В издании «Организация работы с документами» А.В. Кудряевой, И.К. Корнеева дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводства. Как основа документоведческих научных дисциплин рассматривается развитие и современное состояние терминологии в сфере документационного обеспечения управления. Так же даны характеристики общих и специальных функций документов, а также список основных систем управленческой документации. Значительное внимание уделяется и правилам подготовки и оформлению отдельных видов документов, объединенных в системы. Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализ структуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотрены его основные этапы.
В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документ в соответствии с существующими стандартами. Даны образцы наиболее используемых документов. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Архивное дело».
В статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» Е.В. Алексеева, А.П. Афонасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичина рассматривается история оформления архивной службы России, а также состав Архивного фонда Р.Ф., правила оформления дел длительных сроков хранения, состав учетных документов архива, требования к оборудованию архивохранилищ и формы использования архивных документов.
В статьях «Практические советы секретарю» Л.А. Доронина и в статье «Секретарь-референт и внешнеэкономическая деятельность» Ю.Н. Плотников, О.В. Плотникова изложены роль и функции секретаря в современных условиях, даны практические рекомендации по планированию и организации рабочего дня, развитию навыков общения, созданию профессионального имиджа и самосовершенствованию. Рассматриваются деловые отношения секретаря и руководителя. Проводятся границы их функциональных обязанностей и сфер ответственности. Обращается также внимание на существенное различие секретарской профессии от функций клерка или машинистки, что часто отожествляется на бытовом уровне. Особое внимание уделяется достижению взаимопониманию секретаря и руководителя, а также эффективности проведения совместных рабочих совещаний.
В журнале \"Секретарское дело\" в статьях «Деловое письмо: складывание традиций оформления» С.В. Русакова и «Деловая переписка» Н.В. Басакина особое внимание уделяется культуре деловой переписки с изложением основных проблем, стоящих перед составителем и адресатом служебного письма. Предложен ряд технологических этапов подготовки деловой корреспонденции.
В статье Г.Ю. Максимовича, В.И. Брестова «Автоматизация информационного обеспечения управления» и в статье Л.А. Сысоевой «Системы электронного управления документами» рассматривается сущность понятия «информационное обеспечение управления». Взаимосвязь основной и информационной деятельности. Характеристика современных технологий. Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности.
Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота.
Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Наряду с документационными материалами источником послужили наблюдения и метод анкетирования. Метод изучения организации работы по ДОУ в организации был использован, когда автор изучал нормативно-методические акты, регламентирующие работу с документами в АООТ «Астрахангражданпроект».
Метод наблюдения был использован для того, чтобы выяснить, каким образом осуществляется составление и оформление документов в организации, а также технология работы с ними (прием, распределение, регистрация, контроль).
Положения, выносимые на защиту:
1. Научно-техническая информация — неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современ¬ных условиях специалист физически не в состоянии са-мостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической до¬кументации имеет огромное значение для развития экономики страны.
2. Внесены изменения в следующие этапы архивного делопроизводства:
- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию исходящих документов только в компьютерной форме, регистрировать приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности).
- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела «Астрахангражданпроект»);
- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы «Астрахангражданпроект».
3. Автоматизация делопроизводства приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания «Астрахангражданпроект», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.
Узнайте стоимость работы онлайн!
Предлагаем узнать стоимость вашей работы прямо сейчас.
Это не займёт
много времени.
Узнать стоимость
girl

Наши гарантии:

Финансовая защищенность
Опытные специалисты
Тщательная проверка качества
Тайна сотрудничества