Делопроизводство и документооборот - готовые работы

ГлавнаяКаталог работДелопроизводство и документооборот
fig
fig
ВВЕДЕНИЕ
Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности, технологий работы с документами и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами на Предприятии.
Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях открытого акционерного общества .
Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств работы с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется отделом документационного обеспечения управления (далее отделом ДОУ), на который возложены функции по документационному обеспечению управления предприятия.
Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с отделом АСУ. Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений.
Практическое ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на секретарей, секретарей-машинисток или других лиц, ответственных за делопроизводство.
Вновь принятые работники, имеющие отношение к служебным документам, должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с настоящей инструкцией, предупреждены о необходимости строгого ее соблюдения в работе с документами.
ГЛАВА 1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ОСНОВНЫМ И ВТОРОСТЕПЕННЫМ ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.1. Инструкция по основному виду деятельности предприятия
Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция по контролю…", "Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации".
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.
Инструкции оформляются на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения).
Текст инструкции по документационному обеспечению управления излагается по следующей структуре:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Организация документооборота.
4. Информационно-поисковая система по доку- ментам.
5. Контроль исполнения документов.
6. Составление номенклатур дел.
7. Формирование дел и подготовка дел к переда- че на архивное хранение.
8. Организация работы службы документацион- ного обеспечения управления.
Структура инструкции должна также учитывать особенности организации и функционирования конкретного предприятия. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту инструкции формулируется в предложном падеже.
Основной текст, как правило, делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Примерный текст инструкции по документационному обеспечению управления представлен в приложении.
1.2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)
Принятый в марте 2007 года национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Кто разрабатывает инструкцию?
Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.
В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.
Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.
Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации .
Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.
В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:
● сбор и анализ материала;
● разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
● внедрение инструкции в организации.
Подготовительный этап
Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
«Контроль исполнения включает постановку на контроль, провер¬ку своевременного доведения документа до исполнителя, предвари¬тельную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобще¬ние результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечи¬вать своевременное и качественное исполнение документов».
В поле "Срок исполнения (Контрольная дата)" проставляется да¬та, к которой документ должен быть исполнен. Если срок исполне¬ния указан в самом документе, то дата берется из документа, если нет — поле заполняется на основании срока исполнения, указанного в резолюции руководителя. Если срок исполнения в резолюции тоже не указан, он устанавливается на основании типовых сроков испол¬нения на аналогичные документы в организации. (Типовые сроки исполнения документов обычно даются в инструкции по делопроиз¬водству данной организации). Для исходящих документов ставится ориентировочный срок ожидаемого получения ответа на документ.
Можно выделить текущий контроль, предупредительный и итого¬вый контроль [5, с. 12].
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку све¬дений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и преду¬преждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2 — 3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и резуль¬татов работы сотрудников подразделения или организации в целом.
Основным видом контроля является текущий и предупредитель¬ный контроль.
Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истече¬нии срока исполнения и необходимости завершения работы над до¬кументом.
Для этого ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле "Контрольная дата") истекает сегодня. При соответствующих настройках програм¬мы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
В соответствии с полученным списком ответственные (или секре¬тарь) либо лично (по телефону) напоминают исполнителю об исте¬кающем сроке исполнения документа, либо докладывают руководи¬телю подразделения.
В организациях, использующих систему электронной почты, пре¬дупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком ис¬полнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -это функция обязательно предусматриваемая в должностной инст¬рукции секретаря-референта фирмы. Ежедневно просматривая на экране компьютера или распечатывая список документов, срок ис¬полнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю .
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истека¬ет через 2-3 дня и тем самым сотруднику дается дополнительное время для решения вопроса.
Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольший эффект работы службы контроля.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения докумен¬та исполнителем выясняется невозможность его своевременного ис¬полнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю и который имеет право на перенос срока исполнения документа). 'Если руководитель продляет срок ис¬полнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регист¬рационную карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть по¬ставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Пе¬ренос срока исполнения задним числом не допускается и, как прави¬ло, невозможен в автоматизированных системах в принципе.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком испол¬нения, например, договоров, могут контролироваться промежуточ¬ные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле "Ход исполнения" регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над до¬кументом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При этом передача документа производится с обязательной регистрацией факта передачи. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Дви¬жение документа и даты его передачи отражаются в разделе регист¬рационной карточки «Движение документа».
В случае появления документов с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только од¬ним ответственным работником, секретарем-референтом или началь¬ником канцелярии. Для реализации подобного разграничения полно¬мочий предусматривается наличие специальных паролей для доступа к базе данных по документам организации. Система идентификации пользователей позволяет, к примеру, предоставить одной группе со¬трудников право на регистрацию документов, более широкому кругу лиц - право на запись сведений в графы -«Ход исполнения» и •«Движение документа» и только одному ответственному лицу - право на изменение срока исполнения, а в случае обнаружения ошибок - и других основных записей в базе данных организации [26, с. 92].
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководите¬ля, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта ис¬полнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле «Ход исполнения*. Например: направлено приглашение, под¬писан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В поле «Связанные документы» устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле «Ход исполнения». Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате ис¬полнения документа и номер дела по номенклатуре, в которое под¬шит исполненный документ.
Система позволяет при необходимости легко получать обобщенные сведения. Они могут быть сформированы в таблицу с данными по всему подразделению и по отдельным исполнителям с указанием ко¬личества документов, невыполненных и выполненных в срок и с пе¬реносом сроков за заданный промежуток времени.
обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в орга¬низации, фирме и её структурных подразделениях, дает представле¬ние о работе организации в целом. Результаты последующего кон¬троля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т.е. контролируемых доку¬ментов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является средством обеспечения выполнения производственных и коммерческих задач и в то же время стимули¬рующим фактором повышения дисциплины служащих. Ведение в организации только последующего контроля исполнения документов не допускается.
Формой контроля является периодическое составление обобщаю¬щей отчетности по документам организации или фирмы. Это позво¬ляет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это может быть:
• Справка (отчет) об отправленных документах (список отправ¬ленных документов или количественные данные);
• Справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);
• Справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или ко¬личественные данные);
• Справка (отчет) о количестве выполненных исходящих доку¬ментов (исполнителями, списочный или количественно);
• Справка (отчет) о движении документов (используется для фик¬сации передачи документа от исполнителя исполнителю);
• Справка (отчет) о неисполненных входящих документах (спи¬сочный или количественно);
• Справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (спи¬сочный или количественно);
• Справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т.п.
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню про¬граммы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открыв¬шемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.
ВВЕДЕНИЕ


Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Термин документ происходит от латинского слова document – свидетельство, доказательство.
В настоящее время, документом считают материальный объект, который закрепляет информацию различным способом и на различных носителях.
Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.
В нашей стране создается большое количество документов. Документы используются в различных отраслях знаний.Cсуществование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительным.
Вся документация классифицируются по нескольким группам:
- распорядительная документация (законы, указы, акты, приказы, решения, распоряжения и .р.)
- организационные документы (положения, инструкции, уставы, правила и др)
- справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные и объяснительные записки и др)
- документы по личному составу (заявления, справки, характеристики, личные карточки и др).
Современное делопроизводство обуславливает новые требования к языку и стилю официальных писем. Однако, не смотря на изменение технических носителей информации, средств малой и большой оргтехники, автоматизированной системы управления, тем не менее, языковые формулы наиболее распространенных видов и разновидностей документации остаются неизменными.
Основными документами, являющимися средством передачи информации между предприятиями, орагнизациями, структурными подразделениями, а также гражданами являются письма.
Рассмотрим более подробно классификацию писем, порядок их составления и оформления.
1. Понятие о письмах, их назначение.
Хозяйственная связь между организациями, предприятиями, учреждениями и структурными подразделениями осуществляется на основании справочно-информационной документации. Все справочно-информационные документы служат средством передачи информации во времени и на расстоянии.
Справочно-информационная документация служит основанием для принятия распорядительных документов и является самой массовой документацией, отправляемой из учреждения.
Условно можно выделить следующие функции справочно-информационных документов:
– информационная — содержат информацию о различных событиях, фактах, явлениях и т.д.;
– служебная — носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, то есть не содержат поручений в отличие от распорядительных документов;
– коммуникативная — обеспечивают связь между различными подразделениями или организациями.
Кроме того, справочно-информационные документы подтверждают содержащуюся в них информацию.
Одним из видов справочно-информационной документации являются письма.
Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые отличаются способами передачи текста .
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.
Письма служат средством общения между предприятиями, организациями, учреждениями, а также между людьми.
Письма играют огромную роль в судебном отношении сторон. Законом установлено, что до обращения в суд (арбитраж) стороне, которая нарушила договор, посылается письмо-требование об устранении недостатков проставленной продукции, проданной вещи, выполненной работы или о снижении цены, возмещении убытков, расторжении договора в связи с этими недостатками.
2. Виды писем, их характеристики.
Самыми распространенными документами в учреждениях являются официальные, или служебные письма, которые используют для связи и передачи информации между корреспондентами.
Под служебным письмом понимается обобщенное название различных по содержанию документов.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте) .
Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.
Широкое распространение в деятельности предприятий, организаций, учреждений получили информационные, циркулярные, инструктивные письма.
Информационные письма имеют справочный характер и высылаются для сведения и руководства в работе. Как правило, эти письма не требуют ответа.
Циркулярное письмо – это письменное распоряжение вышестоящей организации, составленное в одном тексте и разосланное нескольким нижестоящим предприятиям одновременно.
Циркулярные письма очень широко приняты в практике делового общения. Их назначение – доставить информацию одного и того же содержания в нескольких адресов. Источником рассылки циркулярных писем выступает, как правило, руководящая организация, которая информирует подчиненные ей предприятия по тому или иному вопросу или дает соответствующее распоряжения.
Циркулярное письмо моет носить чисто информационный характер, касающийся хозяйственных вопросов или задач, стоящих перед предприятиями, которым адресовано письмо.
По перечню адресатов во внутреннем адресе письма можно представить объем тех или иных мероприятий¸ освещаемых в письме. Однако чрезмерное расширение списка адресатов и механическая рассылка циркулярных писем различным организациям могут привести к неоправданному увеличению объема переписки. Очень часто моно встретить циркулярные письма, в которых адреса занимают больше места, чем сам текст. Написание в письме заголовка «Циркулярное письмо» устраняет необходимость ввода во внутренний адрес перечня организаций. Циркулярное письмо подписывается руководителем организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности также и главным бухгалтером или руководителем финансово-бухгалтерской службы. Если циркулярное письмо нудно размножить на множительном аппарате, то руководитель предприятия подписывает его на восковке. Если же его размножают над других печатных машинах, то первый экземпляр подписывает руководитель предприятия, а на остальных экземплярах вместо подписи ставится факсимиле руководителя, подписавшего подлинник, или подпись лица, заверяющего их подлинность .
Это письмо требует определенных действий на месте и в установленные сроки.
Инструктивные письма – это письма, в которых содержится инструкция по выполнению тех или иных видов работ.
Кроме этого, все письма подразделяются на инициативные и ответные.
Инициативные письма – это письма, которые содержат в себе информацию, побуждающие адресата выполнить те или иные действия. К таким письмам относятся: письмо-просьба; письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-извещение, сопроводительное письмо.
В письмах-просьбах это письма, в которых содержится просьба к адресату выполнить определенное действие. Например: «Просим выслать план по приемной комиссии».
Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как речевую реализацию двусторонней связи.
Письмо–запрос применяется в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос. Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоятельный расчетный счет в банке.
Письмо-запрос обычно состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, решения правительства, прежние письма, указания вышестоящих органов .
ВВЕДЕНИЕ
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу [4, с. 4].
По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия[12, с.47]. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

1. Понятие о регистрации документов.
Правила регистрации документов
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [16, с. 25].
Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Она необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления [1] и Типовой инструкции по делопроизводству [2]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов .
Регистрация документов является составной частью делопроизводственного процесса. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость делопроизводственного процесса, надежность и быстроту нахождения документов, их сохранность, возможность эффективного контроля их исполнения.
В учреждении регистрируют не все, а наиболее важные документы.
При решении вопроса о целесообразности регистрация основной критерий — содержание документов, вид документа, его подлинность.
Обязательно регистрируют документы, поступающие из вышестоящих органов, центральных и местных государственных, партийных и других общественных организаций и направляемые им; письма депутатов Верховного и местных Советов, важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности учреждения либо имеющие обобщенный характер, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, важнейшие письма вневедомственных организаций. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов; ее отсутствие — типичный недостаток организации делопроизводства.
Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется. Это первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и большая часть документов, не требующих исполнения [6, с.17]..
В каждом учреждении делопроизводственная служба (канцелярия, секретарь) разрабатывает «Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства» (приложение 1).
Перечень утверждает руководитель учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или же руководитель структурного подразделения, на документы которого он распространяется. В исполкоме Совета депутатов трудящихся перечень нерегистрируемых документов утверждается секретарем исполкома. Перечень включается в инструкцию по делопроизводству как одно из ее приложений.
Документы регистрируют, как правило, централизованно, т. е. все документы — входящие, исходящие и внутренние — регистрируются в одном месте. Централизация регистрационных операций позволяет сократить затраты на их осуществление, эффективно использовать технические средства, специализировать делопроизводственный персонал, улучшить информационное обеспечение руководства.
Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях I категории, а также в тех, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. Это положение следует иметь в виду при организации регистрационных работ в производственных объединениях, в которых часть функций управления не централизуется. Входящие в состав таких объединений производственные единицы могут регистрировать документы самостоятельно.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществить централизованную регистрацию, важнейшую внутреннюю документацию и переписку руководства могут регистрировать в канцелярии, остальные документы — в структурных подразделениях .
Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую, плановую) регистрируют в ряде случаев в соответствующих подразделениях: документы по личному составу — в отделе кадров, финансовые, учетные и аналогичные им — в бухгалтерии, арбитражные и исковые — в юридическом отделе, печатные издания — в библиотеке, месячные и квартальные планы и отчеты — в плановом.
Документ регистрируют в учреждении один раз. Если сведения о документе необходимы нескольким структурным подразделениям, одновременно создают несколько регистрационных карточек, каждую из которых передают в соответствующее подразделение. В канцелярии, структурном подразделении или на рабочем месте исполнителя документ вторично не регистрируют.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяют однообразные регистрационные формы — регистрационную карточку и журналы.
Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние — в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.
Для ускорения регистрационных работ, сокращения их трудоемкости и объема учетно-информационного аппарата целесообразно использовать парную регистрацию писем по принципу «запрос-ответ». При этом самостоятельно учитываются только инициативные письма (запросы), как входящие, так и исходящие. Ответы на запросы как входящие, так и исходящие письма фиксируются в регистрационных записях, относящихся к соответствующим инициативным документам .
На одной карточке фиксируют данные только о двух документах — запросе и ответе. Если переписка продолжается, то все последующие письма тем же методом парией записи, т. е. попарно, регистрируют на новых карточках. Карточки и документы получают регистрационный индекс первого инициативного письма.
1. Теоретические аспекты сертификации гостиничных услуг
Сертификация услуг гостиниц является одним из важнейших механизмов управления качеством обслуживания, дающих возможность объективно оценить уровень услуг, подтвердить их безопасность для потребителя. В условиях рыночной экономики в рамках индустрии гостеприимства потребитель является ключевой фигурой при реализации требований стандартов на предоставляемое ему качество гостиничных услуг, в зависимости от которого и находится цена на проживание в гостинице.
Применение сертификации услуг гостиниц определяет способы и критерии оценки качества своей деятельности и позволяет создать у потребителей уверенность в том, что удобства или услуги гостю в рамках четко определенных норм и правил.
Правовые основы сертификации услуг гостиниц, права, обязанности и ответственность участников сертификации определяются Законом РФ «О сертификации продукции и услуг» от 10 июня 1993г., а также рядом других нормативных документов.
Под сертификацией услуг гостиниц понимается подтверждение органом по сертификации соответствия реализуемых потребителю услуг требованиям законодательных и нормативны документов по обслуживанию клиентов, принятых в стране пребывания.
Сертификация может носить добровольный и обязательный характер.
Под добровольной сертификацией услуг гостиниц понимается подтверждение по инициативе изготовителя, исполнителя или продавца органом по сертификации уровня качества предоставляемых услуг и присвоения определенного количества «звезд».
Под обязательной сертификацией услуг гостиницы понимается подтверждение органом по сертификации соответствия реализованных услуг требованиям безопасности жизни, здоровья гостей, сохранности их имущества, защиты окружающей среды. При этом под безопасностью услуги понимаются отсутствие недопустимого риска, нанесение ущерба жизни, здоровью, имуществу потребителя услуги. Прохождение сертификации услуг гостиниц подтверждается сертификатом соответствия – документом, выдаваемым органом по сертификации в соответствии с Правилами сертификации услуг гостиниц, утвержденными постановлением Госстандарта России от 14 ноября 1994 №18.
1. Сопроводительное письмо
Министерство торговли
Магазин «Прогресс»
20.01.2008 г. № 15/34-45
на № 2345 от 29.12.2007 г.
Директору института экономики профессору А.С. Сидельнику
10100, Москва, ул. Горькова, 76
О работе по расчету экономической
эффективности мероприятий
В соответствии с заданием Главного управления и Вашим письмом, магазином выполнена следующая работа:
1. Проведена организационная подготовка кт выполнению комплекса расчетов, в том числе:
1.1. Издан приказ по объединению и образована рабочая группа специалистов.
1.2. Разработана методика расчетов.
2. Выполнен комплекс расчетов экономической эффективности.
Направляя указанные расчеты в Ваш адрес, просим сообщить решение института.
Ответственным исполнителем данной работы по магазину является начальник службы безопасности П.Р. Кучерявчено.
Приложение: на 10 листах, в 1 экземпляре.
Директор С.Р. Петренко
Смирнова Л.О. 178-45-89
2. Докладная записка
Лесная база отдыха «Орленок»
Главному инженеру
Лукьянову С.А.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
26.05.07 № 33
на № 2937/2 от 20.04.07
О подготовке базы отдыха
«Орленок» к приему отдыхающих
По Вашему поручению мною проверена подготовка пионерлагеря «Ор¬ленок» к работе в летних условиях.
Установлено, что ремонт спальных корпусов, столовой, кухни, мед¬пункта с изолятором и помещения игротеки полностью завершен; ремонт бассейна будет завершен 15 июня.
В лагерь завезены необходимая мебель и оборудование. Укомплектован хозяйственный персонал.
Вместе с тем лагерь к приему отдыхающих 05.06.07 окончательно не готов: не завершено восстановление ограды, не подведен газ к кухне, не выполнены предусмотренные сметой оформительские работы, не завершено оборудование пляжа и спортплощадки, не укомплектован штат работников.
Для завершения подготовки лагеря к приему отдыхающих, считаю целесообраз¬ным направить в лагерь бригаду в составе трех рабочих-строителей, сантех¬ника и электрика, а также обратиться в Горком ЛКСМУ с просьбой ока¬зать помощь в укомплектовании штата работников.
Заместитель начальника (подпись) Б. А. Иваненко

3. Акт
Министерство торговли
Магазин «Прогресс»
УТВЕРЖДАЮ:
Директор магазина «Прогресс»
_______________С.Р. Петренко
«____» _____________ 200__ г
О передаче дел бухгалтером
Основание: приказ директора предприятия от 16.01.2008 г. № 15.
Составлен комиссией в составе:
Председатель: главный бухгалтер ООО «Прогресс» Т.С. Ермаков
Члены комиссии: бухгалтер-кассир А.Н. Дунникова
бухгалтер-материалист Е.В. Симнова
В период с 17.01.2008 оп 18.01.2008 гг комиссия провела проверку работы бухгалтерии.
В результате, при сдаче-приемке дел установлено:
1. Все дела расчетной части бухгалтерии велись правильно
2. По состоянию на 17.01.2008 г. Все расчеты произведены.
3. Документы за предыдущие годы работы предприятия хранятся в папках.
Акт составлен в 3-х экземплярах.
1-й экземпляр – в бухгалтерию ООО «Парус»
2-й экземпляр – в расчетную часть ООО «Парус»
3-й экземпляр – в дело.
Председатель комиссии Т.С. Ермаков
Члены комиссии
А.Н. Дунникова
Е.В. Симнова
ІІ. Нормативные правила и традиции в составлении и оформлении устава
Во время оформления устава нужно придерживаться главных правил их составления, которые предусматривают правильное написание реквизитов, их размещение на бланке документа. Соблюдение этих требований наделяют документ юридической силой.
Правила оформления реквизитов.
1 Государственный герб РФ. Посредине бланка или в уголке над серединой строки с названием организации
2 Эмблема организации или предприятия. Рядом с названием организации. Как эмблему можно использовать товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке
3. Код предприятия, учреждения, организации. В верхнем правом уголку
4. Код формы документа. В верхнем правом уголку под кодом предприятия, организации, учреждения
5. Полное название учреждения, организации или предприятия — автора документа. В верхнем левом уголку. Может наноситься с помощью штампа или печатным способом. Название учреждения должна отвечать наименованию, указанному в положении (уставе) о ней
6. Название структурного подразделения. В верхнем левом углу. Разрешается печатать машинописным способом
7. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, факса, номер счета в банке. В верхнем левом уголке, оформляется согласно почтовым правилам.
8. Дата. Документ датируется днем его подписания или утверждения. На бланках устава дату подписания документа ставят в левой верхней части вместе с индексом на специально отведенном для этого месте.
Если документ составлен не на бланке, то дату ставят под текстом слева. Она записывается словесно-цифровым способом или цифровым - тремя парами арабских цифр в такой последовательности: день, месяц, год Дата на документе проставляется лицом, которое его подписывает или утверждает, в момент подписания или утверждения. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, визы, отметки о выполнении документа и т.д.).
Организационно-распорядительные документы оформляют на бумаге формата А4 (294x210) и А5 (146x210). Для удобства с обеих сторон страницы оставляют свободные поля: левое — 35 мм; правое — не меньше 8 мм; верхнее — 20 мм; нижнее — 19 мм (для формата А4) и 16 мм (для формата А5).
На бланке печатается только первая страница документа, а следующие на чистых листах бумаги. Если текст документа занимает больше одной страницы, то на другую страницу нельзя переносить одну подпись, на ней должны быть не меньше двух строк текста.
Нумерация страниц. В документах, оформленных на двух и больше листах бумаги, нумерация страниц начинается со второй.
Если текст документа печатается с одного стороны листа, то номера проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не меньше 10 мм от края. Слово “страница” не пишется, а также возле цифр не ставятся никакие обозначения.
Если текст печатается с обеих сторон листа, то непарные страницы обозначаются в правом верхнем углу, а парные — в левом верхнем углу листа.
Рубрикация. Это членение текста на составные части, графическое обособление одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и др.
Подготовка к архивному хранению (подшив дела).
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 1О лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их фор¬мирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организа¬ции. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и опи¬саны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответ¬ствии с требованиями Федерального архивного агентства.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформле¬нию, которое предусматривает следующие этапы.
1.Пересистематизация документов в деле. Документы в деле под¬шиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепле¬ния (во избежание ржавчины).
2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеру¬ются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборот¬ной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложе¬ниями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации про изводится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и ря¬дом ставится новый номер.
З.Составление в необходимых случаях внутренней описи доку¬ментов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в де¬лах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внут¬ренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее состав¬ления регламентируются Основными правилами работы архивов орга¬низаций. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регист¬рационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каж¬дого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов.
4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела. Запрещается составлять заверительную над¬пись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреж¬дения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отра¬жаются в заверительной надписи.
5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчинен¬ность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хра¬нения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все осуществляется таким образом, чтобы обеспечить свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Знаковый метод фиксирования информации
Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.д. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.
Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе).
В широком смысле знак - это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.
В документоведении знак - материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным "атомом" социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.
Знак обладает следующими основными свойствами:
• имеет материальное выражение;
• обладает значением;
• информирует о чем-то отличном от него;
• используется для передачи информации;
• функционирует в определенной знаковой ситуации.
Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны. Внешняя сторона - это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом. Внутренняя сторона знака - это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.
Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществляет человек. Люди в большинстве случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию - быть источником информации и средством коммуникации. Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным, из нее, он может потерять или поменять свое значение.
Для документоведения особый интерес представляет классификация знаков. Классификация знаков - это их группировка по определенным признакам.
Существует множество классификаций знаков, разработанных в семиотике - науке, изучающей общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом обществе. Но наиболее приемлемой для документоведения является группировка знаков по характеру происхождения и форме существования, разработанная С.Г. Кулешовым и А.В. Соколовым. Она изображена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Классификация знаков
Различают знаки языковые и неязыковые. Знак языковой - единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте. Знак языковой двусторонен, он состоит из обозначающего и обозначаемого. Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми (символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники).
Чаще всего среди неязыковых знаков используются знаки-изображения существующих или условных объектов, содержащие их схематичное обозначение. Они делятся на знаки - "пикчеры", эмблемные и вещественные.
Знаки - "пикчеры" (англ, picture - картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма) - это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).
Эмблемные знаки - разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).
Знаки вещественные (трехмерные) - это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т.д. Среди них - разнообразная (в большинстве - обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль - знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце - человек женат). Функция и значение знака придаются отдельным предметам в конкретной ситуации (хлеб на столе вне обряда встречи дорогих гостей не фиксирует никакой социальной информации).
Форма знака-символа может быть различной. Одни из них подобны изображаемому, другие носят целевой характер и не похожи на отображенный предмет или явление. Первые создаются путем более или менее точного копирования реальных объектов или явлений. Они несут иконические неязыковые знаки, подобные по форме обозначаемым объектам (рисунки, фотографии, кинофильмы, диапозитивы, видеофильмы). В отличие от иконического, знак-символ не обязан иметь сходства с тем предметом или явлением, которое он обозначает. Для того чтобы понять (расшифровать) информацию, человек должен заранее заучить значение знака. К документам, использующим языковые знаки относятся вербальные (словесные) документы (книги, брошюры, журналы, газеты, бюллетени и т.д.) и идеографические документы (географические карты, ноты, чертежи).
ВВЕДЕНИЕ
Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству. Обеспечение сохранности нужных документов, организация быстрого поиска и доступа к нужным материалам – все это задача правильной систематизации и хранения документов. Актуальность работы заключается в том, что при неправильной систематизации и хранении документов существует опасность потерять нужные документы или не получить к ним оперативный доступ, когда это необходимо.
Целью работы является рассмотрение существующих в делопроизводстве правил систематизации и хранения документов.
Задачами работы является последовательное рассмотрение таких вопросов, как: порядок формирования дел документов, составления номенклатуры, а так же порядок оформления дел для архивного хранения.
1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела.
Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т.д.).
Для того чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства . В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.
Различают два типа номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.
Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах но основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.
Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.
Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия:
• на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности;
• на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.
Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем зав. канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел. После утверждения сводной номенклатуры дел в учреждении этот документ направляется во все пдразделения предприятия и становится обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
Внутри разделов, которые дают наиболее общие характеристики относимых к ним документов, в типовой номенклатуре существуют подразделы, в названиях которых указываются конкретные наименования документов, размещаемых в этих подразделах.
В одно дело в соответствии с заголовками дел могут группироваться документы одного вида. Однако, В одно дело могут попасть и документы разных видов, например:
• Акты, справки проверки состояния делопроизводства и переписка об организации делопроизводства;
• Акты, докладные записки, справки, характеристики, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам
2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него .
Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим требованиям :
1. в дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов;
2. в дело не помещают следующие документы:
a. не соответствующие заголовку дела;
b. неправильно оформленные (возвращают на доработку);
c. подлежащие возврату;
d. черновики;
e. размноженные копии (например на ксероксе).
В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке. Основные принципы расположения документов такие:
• вопросный (по вопросам; затрагиваемым в документах);
• хронологический (по датам документов);
• алфавитный (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений- корреспондентов);
• нумерационный (группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию, например: накладные, квитанции и т.д.)
Чаще всего использую вопросно-логический принцип, когда документы располагают в делах в логической последовательности решения того или другого вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.
Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.
На обложке дела оформляют:
• полное название предприятия;
• индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
• наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;
• документационный год;
• количество листов и срок хранения.
Узнайте стоимость работы онлайн!
Предлагаем узнать стоимость вашей работы прямо сейчас.
Это не займёт
много времени.
Узнать стоимость
girl

Наши гарантии:

Финансовая защищенность
Опытные специалисты
Тщательная проверка качества
Тайна сотрудничества