Делопроизводство и документооборот - готовые работы

Введение
Актуальность темы работы обусловлена особой значимостью рассматриваемой проблемы. В настоящее время грузовое хозяйство является одним из ведущих на железнодорожном транспорте страны. Грузовая и коммерческая работа как производственная сфера железнодорожного транспорта и как отрасль эксплуатационной науки имеет свою более чем столетнюю историю развития. Идет постоянное развитие контейнерных и пакетных перевозок, создается механизированные и автоматизированные транспортно-складские комплексы и автоматизированные системы управления грузовыми станциями и контейнерными терминалами; на промышленном транспорте получили распространение научно обоснованные методы взаимодействия подъездных путей и станций примыкания на основе Единых технологических процессов; применяются методы ускоренного обслуживания грузовых фронтов, централизованные расчеты за перевозку грузов, кон центрирования грузовой работы на меньшем числе станций, маршрутизация перевозок и др. При этом улучшение организации грузовой и коммерческой работы станций и подъездных путей направлено на обеспечение полною удовлетворения потребностей страны в перевозках грузов с минимальной затратой технических и денежных средств.
Целью работы является рассмотрение вопросов организации делопроизводства в сфере железнодорожных грузоперевозок.
В соответствии с этим необходимо решение следующих задач:
1. Рассмотреть современное состояние сферы железнодорожных грузоперевозок в РФ
2. Изучить нормативно-правовую базу регулирования железнодорожных грузоперевозок в РФ
3. Определить перспективы развития грузоперевозок железнодорожным транспортом в стране

Применение данных государственного земельного кадастра является обя-зательным при разрешении межевых споров, определении платежей за землю, планировании использования и охраны земель, их изъятии и предоставлении для государственных, муниципальных и иных нужд. Они необходимы и при проведении землеустроительных работ, оценке хозяйственной деятельности, осуществлении государственного контроля и других мероприятий, связанных с использованием и охраной земель.
В связи с развитием рынка земли она выступает не только как объект хо-зяйственной деятельности, но и как объект недвижимого имущества с вовлече-нием ее в гражданский оборот и применением в отношении ее всех необходи-мых рыночных атрибутов, таких, как земельный налог, арендная плата, цена земли, сделки с землей. А потому сведения земельного кадастра являются осно-вой для оценки земли как объекта недвижимого имущества и нормального функционирования в гражданском обороте.
На территории Наримановского района Астраханской области все выше-указанные задачи по ведению земельного кадастра и обновлению его баз дан-ных, успешно выполняет Территориальный (межрайонный) отдел №5 и Феде-ральное государственное учреждение «Земельная кадастровая палата» по Нари-мановскому и Камызякскому районам Управления Роснедвижимости по Астра-ханской области в комплексе с землеустроительными организациями, в том числе Государственным предприятием Астраханской области «Проектно-производственное архитектурно-планировочное предприятие».
Для полевых работ применяются электронные геодезические приборы и современные GPS приемники. Весь комплекс работ на этих предприятиях пол-ностью автоматизирован, осуществляется с помощью современной компьютер-ной техники и на основе лицензионного и самостоятельно разработанного про-граммного обеспечения.
Целью данной дипломной работы является разработка и внедрение техно-логии формирования и постановки земельного участка Приволжской железной дороги в Наримановском районе Астраханской области на кадастровый учет, определение эффективности в создании и ведении земельного кадастра при ис-пользовании GPS приемников.

В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2)средством фиксации и передачи управленческих решений.
Особое место отводится документам на машинных носите-лях, безбумажной технологии обмена информации и т.п. Как но-ситель информации документ обеспечивает взаимодействие час-тей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управ-ленческих решений, служит доказательством их исполнения, ис-точником для анализа, материалом для справочно-поисковой ра-боты.
Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учре-ждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процес-сов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью доку-ментов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.
Предлагаемое учебное пособие призвано помочь управлен-ческим работникам получить необходимые знания и навыки. Изучив его, вы сможете:
• получить представление о современных подходах к ор-ганизации делопроизводства;
• познакомиться с различного рода документами и с тем где, когда и как тот или иной документ надо использовать;
• научиться оформлять документы в соответствии с суще-ствующими правилами;
• получить общее понятие о современном состоянии и пе-редовых достижениях в области электронных систем управления документооборотом.
Авторы выражают благодарность преподавателю кафедры управления информационными ресурсами Академии управления при Президенте Республики Беларусь Горбачеву Н.Н. за оказан-ную помощь и консультации при создании этого курса лекций.

Введение
Объем документации, создаваемой в учреждениях, не только всего мира, но и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда происходит увеличение объемов управленческой документации. Эго первая закономерность документообразования.
Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации.
Между организациями ведется постоянная переписка в различных формах и видах, а также на различных видах носителей: почтовые письма, электронные письма, факсимильные сообщения и т.п.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов .
Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.
По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма - запросы, письма-приглашения и т. д.
От правильного оформления писем зависит дальнейшее сотрудничество компаний, от грамотного построения писем, их содержания также зависит репутация компании.
Целью данной работы является изучение различных видов писем, правил их оформления.

1. Ведение деловых переговоров
Переговоры – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры.
Переговоры протекают в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес для обеих сторон, и служат налаживанию кооперационных связей.

Большая часть документов, что образуется в организациях и те, которые поступают к ней внешне, имеют информацию о фактическом состоянии дел в данной или другой организации. Информация является основанием для составления предписывающих документов или может быть принята к внимание.
Документы этой группы можно разделить на 3 подгруппы:
- подробные, объяснительные записки, удостоверения, расписки, акты, заявления;
- протокольные документы стенограммы, отчеты;
- служебные письма, телеграммы, телефонограммы.
Подробные объяснительные и служебные записки. Подробные, объяснительные и служебные записки - документы, которые информируют об уже осуществив сии явления и факты, выполненные работы, склавшуся ситуацию.

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

ДОУ – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций организации и осуществляется специальной службой, действующей согласно Инструкции по делопроизводству и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Инструкция разрабатывается на основе ряда документов.

В решение задач по совершенствованию управления, немаловажное значение имеет организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях.
Делопроизводство – это.......

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
 правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
 правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
 правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
 необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
 необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
 Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
 документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
 документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Для того чтобы изучение основных требований, предъявляемых к информационно-справочным документам, происходило интересно и легко, а результаты были максимально эффективны, можно воспользоваться учебным курсом "Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей".
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Его значение, структура, состав информации.
Оформление документов – одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003. Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения.
Однако требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа.
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД)
ЗОНА ДОКУМЕНТА –часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами
Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.
5. Бланки документов. Расположение и состав реквизитов.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.
Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.