Делопроизводство и документооборот - готовые работы

Введение
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации, от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.

ВВЕДЕНИЕ
Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». В процессе управленческой деятельности документы выступают и как предмет труда, и как результат труда. Они служат основанием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, информационной работы, способом доказательства, средством общения, закрепления отношений между предприятиями, предприятиями и государством, между персоналом и администрацией предприятия и т.д. [20, с. 23]
Различают несколько групп деловых документов: организационно-правовая, плановая документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по личному составу; финансовая, договорная документация; документация по материально-техническому обеспечению и другие. [15, с. 67]
Документы являются материальными носителями информации. Они отражают события, содержат распоряжения и предписания к исполнению, позволяют контролировать процессы хозяйственной деятельности, государственного управления. Документы имеют юридическую силу и потому служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия. Выполняя коммуникативную функцию, они обеспечивают внешние связи между организациями, учреждениями, предприятиями. Являясь носителями информации, документы становятся средством для анализа деятельности, принятия решений по вопросам управления предприятием.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
Стиль руководителя – важная сторона управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношение к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в особой степени влияет работа его секретаря.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов.
Позже секретари вместо доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно становятся делопроизводителями. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины, и только в конце 18 века появились женщины-секретари. [29, с. 4]
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
В сущности, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако он принимает непосредственное участие в реализации принятых решений. Таким образом, личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по нему зачастую судят как о его руководителе, так и о его организации.
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.
Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится, главным образом, к освоению технических навыков - стенография, машинопись, навыки работы на ЭВМ и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок".

ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях для повышения эффективности управления не-обходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управлен-ческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Со-вершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется доку-ментация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Значение делопроиводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универ-сальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» руко-писным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с ис-пользованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при со-вершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и исполь-зования документов и документной информации будут достаточно точно под-держиваться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизвод-ства.
Целью данной дипломной работы является анализ системы документаци-онного обеспечения деятельности факультета, как научно-учебного подразде-ления ВУЗа. Данная цель реализуется в рамках конкретных задач:
• исследование генезиса системы государственного делопроизводства;
• изучение нормативно-методической базы делопроизводства;
• определение общих понятий современной системы документационного обеспечения управленческого процесса;
• изучение систем ведения документации;
• определение особенностей управленческого процесса на факультете, влияющих на документационное обеспечение;
• определение перечня документов, являющихся примером систем документа-ции факультета. Определение перечня пользователей данной системы;
• построение схем движения документов между факультетом и другими уча-стниками документооборота;
• разработка предложения по оптимизации документоведения: документообо-рот на факультете.
Поставленные задачи решаются в соответствующих разделах работы.

Введение
Актуальность темы. Согласно статистическим данным предложения, заявления и жалобы граждан, обрабатываемые в государственных учреждениях, составляют от 50 до 75%.
Все граждане нашей страны, в том числе и иностранные граждане и лица без гражданства имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам.
Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.
Государственные учреждения Российской Федерации должны обеспечивать все гражданам необходимые условия для осуществления конституционных прав, вносить в письмах и в устной форме предложения об их деятельности, критиковать недостатки в работе, обращаться с заявлениями, обжаловать действия должностных лиц, государственных и общественных органов.
Законодательство Российской Федерации предписывает, что государственные и общественные органы, их руководители обязаны принимать и в соответствии с их компетенцией в установленные сроки рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.
Для осуществления своевременной обработки и передачи на разные его уровни управленческой информации организуются службы документационного обеспечения. В практике управления действуют следующие службы документационного обеспечения (ДОУ): управление делами, общий отдел, канцелярия. Одной из функций структурных частей службы ДОУ является функция группы (отдела писем), которая осуществляет: прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; подготовку и передачу на рассмотрение руководству учреждения предложений, заявлений и жалоб, требующих решения руководства; передачу предложений, заявлений и жалоб на исполнение в соответствующие структурные подразделения и контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб; формирование дел с обращениями граждан; анализ и обобщение результатов исполнения предложений, заявлений и жалоб; организацию приема посетителей.
Цель данной курсовой работы: изучить организацию работы с обращениями граждан в государственные учреждения. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи....

Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа не зависимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
- общий бланк
- бланк письма
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации.
Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации.
Бланк для писем включает реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные организации», «Код организации». В бланке для писем обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка на дату и регистрационный номер документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знак герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по ОКОД.
Организации субъектов РФ, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатают следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа». Если правом подписи документа обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных организаций, а также должностные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц. При изготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6.

Чёрно-белые штрихи на упаковке - принятая в мировой практике система маркировки товаров и продукции. В ней закодированы необходимые сведенья о стране - производителе, предприятии-изготовителе и самом изделии. Понимать язык штриховых кодов и уметь им пользоваться - это значит освоить ещё одну ступеньку на пути к цивилизованному рынку и взаимовыгодному международному сотрудничеству.
Для эффективного управления производством, качеством и процессами учета требуется своевременный и точный контроль за продукцией. Действенным средством, позволяющим прослеживать путь изделия от хранения его на складе до реализации, является идентификация.
Идентификация - это установление характера и назначения изделия на основе набора упорядоченной информации, которая используется для выяснения всех существующих характеристик, определяющих уникальность, т.е. отличающих его от всех других изделий.
В последние годы получили широкое распространение технологии автоматической идентификации на базе компьютерной техники, направленные, прежде всего на повышение производительности труда и существенное снижение затрат.

Введение
Интерес к выбранной теме связан с тем, что в настоящее время таможенное брокерство является сравнительно новым явлением во внешнеэкономической деятельности России. На эту тему еще не издано в достаточном количестве литературы, существует множество недоделок и разночтений в законодательных актах, регулирующих деятельность таможенных брокеров, но, тем не менее, этот вопрос с каждым днем приобретает все большую актуальность. В условиях активной интеграции России в мировую экономику, таможенные брокеры в России привлекают к себе все возрастающее внимание предприятий и предпринимателей, участвующих во внешнеэкономической деятельности.
Целью работы является изучение деятельности таможенного брокера, причин его появления на рынке услуг, функций, выполняемых таможенным брокером, а так же перспектив его дальнейшего развития.
Задачи, стоящие передо мной в работе следующие:
– изучение деятельности таможенного брокера;
– рассмотрение таможенного брокера на примере Государственного унитарного предприятия (ГУП) “Желдорэкспедиция”
– выявление проблем и перспектив таможенного брокерства в России.
Работа состоит из двух глав, в первой главе рассматривается становление таможенного брокерства, понятие и функции таможенного брокера, порядок лицензирования брокерской деятельности, а так же взаимодействие таможенного брокера с таможенными органами.
Во второй главе рассмотрена деятельность таможенного брокера на примере ГУП “елдорэкспедиция”, определена роль таможенного брокера в структуре предприятия, проведен анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия и определены основные проблемы как предприятия в частности, так и таможенного брокерства в целом в России, даны рекомендации по преодолению этих проблем.
В работе мною использованы источники периодической литературы, законодательные акты, а также собственные наблюдения и заключения, сделанные в процессе изучения данного вопроса.

1. Источники.
1.1. Конституция РФ, - М. Норма, 1993.
1.2. Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ (ред. от 21.07.2005) // Собрание законо-дательства Российской Федерации от 05.12.1994, № 32, ст. 3301.
1.3. Гражданский Кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26 января 1996 № 14-ФЗ (ред. от 18.07.2005) // Собрание законода-тельства Российской Федерации от 29.01.1996, № 5, ст. 410.
1.4. Трудовой кодекс РФ, - М.. Норма, 2003.
1.5. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 года №149-ФЗ «Об информа-ции, информационных технологиях и о защите информации»// Со-брание законодательства Российской Федерации от 31.07.2006, №31, ст.3448.
1.6. Федеральный закон РФ от 02.05.2006 года №59-ФЗ «О порядке рас-смотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации от 08.05.2006, №19, ст.2060.
1.7. Закон РФ «О языках народов РФ»от 25.10.1991 г. №1807-1 // Ведо-мости Совета народных депутатов и Верховного Совета РСФСР от 12.12.1991, №50 ст.1740.
1.8. Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 года №5485-1 //Собрание законодательства Российской Федерации» от 13.10.1997, №41 стр.8220-8235.
1.9. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граж-дан»// Свод законов СССР, т.1 с.373
1.10. Указ Президента РФ от 17 марта 1994 года №552 «Об утверждении Положения об архивном фонде РФ и Положения о государственной архивной службе РФ»//Российская газета от 24.03.1994, №55.
1.11. Указ Президента РФ от 26.01.2007 года №68 «Об утверждении По-ложения об архивном фонде Российской Федерации»//Российская газета от 28.01.2007, №19.
1.12. Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 года №870 «Об утверждении Типового положения о ведении делопроизводст-ва по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государст-венных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях»// Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР» №2, 1982.
1.13. Постановление Правительства РФ от 23 августа 1993 года №838 «О реализации государственной политики в архивном деле»//Собрание актов Президента и Правительства РФ от 30.08.1993, №35, ст.3342.
1.14. Руководство Госсанэпидемнадзора от 29.07.2005 года «Руководство по гигиенической оценке факторов рабочей среды и трудового процесса. Критерии и классификация условий труда» // Бюллетень нормативных и методических документов госсанэпидемнадзора №3, 2005.
1.15. Единая система технологической документации. Термины и опре-деления основных понятий (ГОСТ 3.1109-82) - М., ИПК Издатель-ство стандартов, 2001.
1.16. ГОСТ 1.5-2001. Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по меж-государственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»//ИУС «На-циональные стандарты», №12,2005.
1.17. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку-ментов. – М., ИПК Издательство стандартов, 2003.
1.18. ГОСТ 16.487-63. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., ИПК Издательство стандартов, 2003.
1.19. Государственная система документационного обеспечения управ-ления - ГСДОУ Основные положения. Общие требования к доку-ментам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.
1.20. Основные правила работы архивов организаций М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.
1.21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.11.2000.
1.22. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока хранения
М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.
1.23. Типовая инструкция по делопроизводству. Утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. №68

В современной России особое внимание заслуженно уделяется местному само-управлению. В связи с этим организация работы с обращениями граждан в различной форме (письменной, устной, форме электронного письма и т.д.) весьма актуальна и яв-ляется важнейшим элементом комплексной работы органов местного самоуправления, направленной на формирование условий для реализации принципа открытости власти.
Например, в Сахалинской области, согласно отчетам, представленным админист-рациями муниципальных образований, в 2006 году поступило 14383 обращения граж-дан (за тот же период в 2005 году - 16297), из них письменных - 11425 (12628) и устных -2958 (3669). Повторных обращений – 188 (237).
Этот факт является прямым подтверждением того, что работа с письменными об-ращениями граждан в администрации имеет первостепенное значение. Она позволяет не только оперативно откликаться на просьбы людей, но и получать оперативную ин-формацию о проблемах городского хозяйства, которые вызывают наиболее широкий резонанс. Анализ обращений граждан показывает, что темы обращений соответствуют вопросам местного значения, поэтому могут служить своеобразным индикатором эф-фективности работы администрации города, а также источником информации для орга-нов местного самоуправления и должностных лиц.

В современных условиях самым наиболее распространенным норма-тивным актом локального характера является приказ. На любом предпри-ятии, в организации, учреждении в зависимости от полномочий ежегодно из-дается от сотни до нескольких тысяч приказов, поэтому вопрос об организа-ции приказного делопроизводства является несколько актуальным, сколько нужным и злободневным на сегодняшний момент. Действительно знать по-нятие, виды, основные реквизиты, стадии подготовки приказов необходимо не только сотруднику секретариата, юристу или инспектору кадровой служ-бы, но и любому цивилизованному, всестороннему человеку.
Кроме того, особого освещения требует и вопрос о характеристике эта-пов работы с документами, особенно в период огромного количества жалоб со стороны граждан на «волокиту» со стороны государственных должност-ных лиц.
Поэтому в данной работе – две основные цели:
1. Изучить организацию приказного делопроизводства.
2. Дать характеристику основных этапов работы с документами.
Достижение первой цели предлагается посредством решения следую-щих задач: определение понятия и видов приказов, рассмотрение основных моментов приказного делопроизводства в рамках системы распорядительной документации.
Достижение второй цели – через определение общего порядка органи-зации работы с документами, изучение порядка получения, регистрации и рассмотрения документов, рассмотрение порядка передачи документов на исполнение и организации контроля за исполнением документов.
Оба вопроса, рассматриваемые в рамках работы неоднократно рассмат-ривались многими отечественными учеными. Так, проблемами приказного делопроизводства занимались В.И. Андреева, М.И. Басаков, Н.В. Овчинни-кова, Ю.П. Свириденко, Е.А. Степанов, а этапы работы с документами про-анализированы в работах А.В. Пшенко, М.Ю. Рогожина, М.В. Стенюкова. В.А. Кудряева и ряда других исследователей.