По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот

Тип работы: Дипломная работа
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

дипломная работа

Выдержка из работы.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 8

1.1 ТОЛКОВАНИЕ  КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ 8

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В  ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ 10

1.2.1 Становление  документирования в России 10

1.2.2 Становление документирования зарубежом 14

1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ 16

1.3.1 Унификация  текстов документов 16

1.3.2 Стандартизация  оформления документов 20

1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 22

1.4.1 Переход к  безбумажной технологии управления 22

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ  НА ПРИМЕРЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 28

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ

ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ  ОБЛАСТИ 28

2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области 28

2.1.2 Функции администрации  Губернатора Иркутской области  29

2.1.3 Структура  администрации Губернатора Иркутской  области 31

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ  ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 33

2.2.1 Основные  задачи и функции управления  документационного обеспечения  аппарата Губернатора Иркутской  области 33

2.2.2 Структура  управления документационного обеспечения  аппарата Губернатора Иркутской  области 35

2.2.3 Документирование  управленческой деятельности 36

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ  АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА  ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 37

2.3.1 Анализ унифицированности  текстов и стандартизованности  оформления документов 37

2.3.2 Анализ использования  НИТ в документировании 39

2.3.3 Вывод 41

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ 42

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ  ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ  42

3.1.1 Описание СЭД «Дело-Предприятие» 44

3.1.2 Внедрение  СЭД «Дело-Предприятие» 46

3.1.3 Расчёт стоимости  внедрения СЭД «Дело-Предприятие» 47

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ  ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 49

3.2.1 Расчёт возврата  от инвестиций 50

3.2.2 Расчёт периода  возврата инвестиционных вложений 51

3.2.3 Расчёт роста  производительности труда 52

3.2.4 Вывод 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 59

ВВЕДЕНИЕ

В современных  условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям  протекания деловых процессов. В  рамках ДОУ любой организации  особые требования предъявляют к  документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность  выбранной темы определена недостаточной  проработкой проблемы совершенствования  документирования управленческой деятельности организациями, в данном случае, администрацией Губернатора Иркутской области, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Научное значение. В дипломной работе проведён анализ документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, основанный на изучении структуры данной организации, функций и задач её подразделений и должностных лиц, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления, следования стандартам в области ДОУ, характера применения НИТ. В исследовании представлены показатели материальных затрат, экономической и производительной эффективности от внедрения данного проекта.

С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, его результаты могут быть использованы специалистами управления документационного обеспечения администрации Губернатора Иркутской области в целях эффективного формирования документационных ресурсов организации, регламентирования способов и процессов их создания, рационализации работы с ними с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение  о том, что совершенствование  документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.

Целью написания  дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений  по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации  на примере администрации Губернатора  Иркутской области с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

- определение  понятий «совершенствование», «документирование», «управленческая деятельность»,  «организация»;

- анализ мирового опыта в области оптимизации работы с документами;

- рассмотрение  аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами,  их способов, принципов, этапов, результатов;

- изучение нормативно-правовых  источников, регламентирующих документирование управленческой деятельности организаций, в том числе нормативных актов администрации Губернатора Иркутской области;

- исследование  специфики документирования управленческой  деятельности организаций в целом  и с учётом особенностей ДОУ  администрации Губернатора Иркутской области;

- внесение предложений  по совершенствованию документирования  управленческой деятельности в  администрации Губернатора Иркутской  области с учетом рекомендаций  нормативно-методических источников  и специализированной литературы;

- проведение оценки эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности.

- Отсутствие  оргтехники в отделе приёма  и отправки корреспонденции. 

Следствием из перечисленных недостатков является: 

- Нерациональное  использование временных, трудовых  и материальных ресурсов; 

- Повышенная  трудоёмкость процесса. 

Так как анализ унифицированности оформления документов и следования стандартам явился положительным, проведение мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО в данном аспекте не требуется. 

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ 

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 
 

С целью устранения выявленных недостатков мы предлагаем: 

- Приобрести  ПК в отдел приёма и отправки  корреспонденции, присоединить его  к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела; 

- Установить  СЭД; 

При покупке  ПК необходимо учесть характеристики программного и аппаратного обеспечения, которые удовлетворили бы требованиям СЭД: Pentium II и выше, Windows 2000 Professional / Server / XP Pro, от 128 Mb, HDD 80 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД. 

По исследованиям, проведённым независимыми экспертами компании DSS Consulting в 2007 году [33] (Рис. 3.1.2), наиболее востребованным и зарекомендовавшим  себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации  ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело-Предприятие» (Рис. 3.1.1), разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва). 

«Дело-Предприятие» -- система, позволяющая создать в  организации электронный документооборот  и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций. 

Рис. 3.1.1 СЭД «Дело-Предприятие» 

Первая версия СЭД «Дело» выпущена в 1996 году. В  настоящее время «Дело» используют более 1200 организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России. 

Систему «Дело» успешно используют в отечественных  министерствах и ведомствах, территориальных органах власти, на предприятиях различных сфер деятельности. В Иркутской области на базе данной платформы работают следующие организации: Администрация Шелеховского городского поселения, Дума городского округа муниципального образования города Усолье-Сибирское, Законодательное собрание ИО, Государственное учреждение Территориальный фонд обязательного медицинского страхования граждан ИО, Коллегия адвокатов ИО «Полевода, Мощицкая и партнёры», Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по ИО, ГОУ ВПО «Иркутский государственный университет путей сообщения» [51]. 

Рис. 3.1.2 Внедрение  СЭД на территории РФ в 2007 году 

3.1.1 Описание  СЭД «Дело-Предприятие» 

Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации. [51]. 

Функции системы 

- Создание проектов  ЭД «во исполнение» резолюций  или с целью разработки инициативных  документов; 

- Автоматизированное  проведение процессов согласования  и утверждения проектов с маршрутизацией  пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения; 

- Регистрация  в автоматизированном режиме  поступивших бумажных документов  и ЭД, возникших в результате  утверждения проектов; 

- Регистрация  в автоматизированном режиме  переданных по электронной почте  документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой; 

- Работа с  взаимосвязанными документами; 

- Сканирование  и распознавание бумажных документов  с помощью встроенной OCR-технологии  и портативной цифровой ручки  C-Pen; 

- Прикрепление  к регистрационной карточке ЭОД  (электронного образа документа); 

- Разграничение  прав доступа к прикрепленным  файлам ЭОД; 

- Предоставление  каждому должностному лицу (участнику  делопроизводственного процесса) своего  личного «кабинета», чем достигают  доступа лиц только к тем  документам, которые относятся к их компетенции; 

- Рассылка ЭД  и поручений по сети (в «кабинеты»  должностных лиц); 

- Полнотекстовый  и атрибутивный поиск ЭД; 

- Отправка по  электронной почте исходящих  ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием  с помощью сертифицированных  средств; 

- Хранение документов; 

- Обеспечение  юридической правомочности; 

- Справочно-аналитическая  работа [51]. 

Таким образом, в совокупности функций СЭД «Дело-Предприятие» обеспечит полный цикл документооборота и документирования АГИО. 

В типовой комплект системы входит: 

1. Серверное ПО; 

2. Клиентское  ПО; 

3. Комплект документации; 

4. Гарантийные  обязательства: горячая линия  (электронная почта и телефон), поставка новых версий системы  (бесплатно), выезд специалистов  на объект заказчика (при невозможности  оказать помощь по горячей линии). 

3.1.2 Внедрение  СЭД «Дело-Предприятие» 

Проведя анализ должностных инструкций и положений  о структурных подразделениях АГИО, мы выяснили, в каких секторах деятельности в функциональные обязанности служащих администрации входит создание, оформление и работа с документами. Таким образом, установка системы «Дело» необходима на следующих рабочих местах: 

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru