По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Электронный документооборот

Электронный документооборот

Тип работы: Контрольная работа
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Задачи:

- рассмотреть общие сведения о системах электронного документа;

- изучить системы управления электронным документооборотом;

- обозначить функции и задачи систем управления документами;

- выявить проблемы организации электронного документооборота.

Выдержка из работы.

содержание 
 

введение                                                                                                  3 
 

1. Общие сведения о системах электронного документооборота  
5

 

1.1 Системы управления электронным документооборотом 9

 

1.2 Функции и задачи систем управления документами 15

 

2. Проблемы организации  электронного документооборота 20
     
 
 

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии5.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные

потоки  должны представлять собой четко  отслеживаемый и управляемые  процесс.

Типовым информационным объектом, фиксирующим  и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой  организации можно выделить три  основных потока документов:

входящие, внутренние и исходящие, которые  и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят  из обработки входящих документов,

пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д6.

В советские  времена делопроизводство регламентировалось Единой

государственной системой документационного обеспечения  управления (ЕГСДОУ).

Созданная схема хорошо структурирована и  до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.    

Форма

документа Документопоток

входящей  информации внутренних документов исходящей информации

Электрон  ные документы 

Сообщения электронной почты

Факсимильная  информация 

Сообщения в корпоративной сети

Факсы 

Ответы  и письма по электронной почте

Факсимильная  информация

Бумажные  документы 

Письма

Договоры  и контракты

Законодательные акты

Нормативные документы

Периодические издания

Книги

Реклама

Анкеты

Приказы

Инструкции.

Отчеты

Служебные записки

Командировочные документы

Бухгалтерские документы

Письма

Договоры  и контракты

Пресс – релизы7.

  Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного

обследования  документопотоков на предприятии с последующей фиксацией

модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях  и положениях, а

также настройки регламентов прохождения  электронных документов по рабочим

местам. Специальное структурное подразделение  осуществляет: регистрацию

документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию

документов, формирование номенклатуры дел и  контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает  применение компьютера в

управленческой  деятельности для хранения, поиска и отображения информации,

позволяя  свести к минимуму или исключить  полностью применение бумажных

носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над

совместным  решением сложных распределенных задач  в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной  почты позволяет мгновенно

пересылать  документы из одного  подразделения  в другое без временных задержек

на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск,

архивирование, включая ведение долговременного  архива документов. Здесь есть

два существенных препятствия: внешнееи внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и  другими простыми человеческими

особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается в большое  число документов, предлагаемых в

бумажном  виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition- OCR). Последние

достижения  в этой области послужили толчком  к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.1 Системы управления электронным документооборотом.
Похожие работы:
© 2009-2020 Все права защищены — dipland.ru