По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Схема документооборота в коммерческом банке

Схема документооборота в коммерческом банке

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Выдержка из работы.

Содержание

Введение_________________________________________________________3

Глава 1.Понятие  и развитие документооборота_________________________ 4

1.1 Развитие документооборота______________________________________ 4

1.2 Понятие документооборота______________________________________ 5

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО «Банк Капитал»_________________________________________________________ 7

2.1 Схема движения  и технология обработки документов  ОАО «Банк Капитал»_________________________________________________________ 9

2.2. Регистрация  документов_______________________________________ 12

2.3 Контроль исполнения  документов________________________________ 17

Глава 3 Система  управления документооборотом на основе web-технологий______________________________________________________18

3.1 Классификация  средств электронного документооборота____________ 22

3.2 Принципы технологии  электронного документооборота_____________ 23

3.3 Использование  электронной почты_______________________________ 25

3.4 Система корпоративного  электронного архива_____________________ 26

Выводы и предложения___________________________________________ 29

Список использованной литературы

Введение

Глава 1. Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка  нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная  система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию «подшивка документов в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»

1.2 Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот  является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются  по направлению и по отношению  к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают  организации различных уровней.

Восходящие - поступающие  в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным  организациям.

По отношению  к управленческому объекту документооборот  образуют потоки входящих (поступающих  из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов.

Схема движения входящих документов:

Схема движения входящих документов

 
I Руководитель (директор)  
II Исполнитель (структурное  подразделение)  
а Экспедиционная  обработка  
b Предварительное рассмотрение, сортировка  
с Регистрация  
d Распределение  
е Перераспределение  
1 Корреспонденция  
2 Документы, регистрируемые службой ДОУ  
3 Документы, нерегистрируемые службой ДОУ  
     

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ОАО «Банк Капитал» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Документы, поступающие  на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное  рассмотрение;

- регистрацию; 

- рассмотрение  руководством.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО «Банк Капитал».

Порядок прохождения  документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО «Банк Капитал».

Разделяют централизованный документооборот и документооборот  уровня структурного подразделения. В  централизованный документооборот  входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в  учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе исполнителям.

Исходящие. Исходящий  документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей  его организации. Данные документы  используются для организации работы ОАО «Банк Капитал», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) личного состава и т.д.

2.1 Схема движения  и технология обработки  документов ОАО «Банк Капитал»

Входящие документы.

Документы, поступившие  в организацию проходят:

- первичную (экспедиционную) обработку;

- предварительное  рассмотрение;

- регистрацию; 

- рассмотрение  руководством.

Первичная (экспедиционная) обработка документов заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые  документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению.

Регистрируемые  документы делятся на два потока:

1. Документы  на имя руководителя и без  указания конкретного адреса;

2.Документы в  адрес структурных подразделений.

Секретарем организации  проводится предварительное рассмотрение поступивших документов Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО «Банк Капитал» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО «Банк Капитал» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в  день поступления в ОАО «Банк  Капитал».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются начальникам структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет  секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых  он готовился.

К проекту документа  исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Право подписания документа в ОАО «Банк Капитал» имеет не только руководитель организации, но и его заместители.

Руководитель  организации вправе внести изменения  и дополнения в подписываемый  документ или вернуть его на доработку.

После подписания двух экземпляров исходящего документа  он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале  регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам.

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru