По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Справочно-информационная документация

Справочно-информационная документация

Тип работы: Контрольная работа
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Выдержка из работы.

Контрольная работа по делопроизводству

Введение

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или  секретариат. В организациях с небольшим  документооборотом те же функции  выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное  должностное лицо.

«Организация, ведение  и совершенствование системы  документационного обеспечения  управления на основе единой технической  политики и применения современных  технических средств в работе с документами, методическое руководство  и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами... осуществляются структурным подразделением, на которое  возложены функции по документационному  обеспечению управления» - таковы функции  службы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. № 7418.

Для того чтобы разобраться  в многообразии документов, разработаны  определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности  или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти  требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) и  ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

1. Табель форм применяемых  документов

Унифицированная система  документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих  в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).

УСД необходимы:

- для сокращения  объемов документов;

- снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие  унифицированные  системы:

* организационно-распорядительной  документации;

* банковской документации;

* финансовой, учетной  и отчетной бухгалтерской документации  бюджетных организаций;

* отчетно-статистической  документации;

* учетной и отчетной  документации предприятий;

* документации по  труду;

* документации Пенсионного  фонда РФ.

2. Табель унифицированных  форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

* по функциям и  задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.);

* структурным подразделениям.

 

Таблица 1 - Табель унифицированных  форм документов министерства

 

п/п

Наименование

Формы документа

Дата

утверждения

Периодичность

издания

Структурн. Подразделение, отв. За подготовку С кем согласовывается примечания  
               
               

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником. В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.[5, 54c]

3. Информационно-справочные  документы: их  содержание и значение

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся служебные  письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Эти документы являются одним из источников информации, носят  вспомогательный характер по отношению  к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к  сведению.

Служебное письмо

Письмо - самый распространенный вид служебных документов.

Именно письма являются средством связи организации  с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и тому подобное.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

Поэтому так важно, чтобы служебное письмо, с одной  стороны, отвечало своему практическому  назначению и имело юридическую  силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой  переписки.

Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие  реквизиты:

- Государственный  герб Российской Федерации;

- герб субъекта  Российской Федерации;

- эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

- идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные  об организации;

- дата документа;

- регистрационный  номер документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- адресат;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии  приложения;

- подпись;

- гриф согласования  документа;

- визы согласования  документа;

- оттиск печати;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

- отметка о поступлении  документа в организацию;

- идентификатор электронной  копии документа.

К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТЯ 6.30-2003.

Все письма можно разделить  по функциональному признаку на две  группы:

- письма, требующие  письма-ответа;

- письма, не требующие  письма-ответа.

Письма первой группы, в свою очередь, можно условно подразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:

- письмо-просьбу;

- письмо-обращение;

- письмо-предложение;

- письмо-запрос.

Ответы на эти письма приобретают определенную форму  в зависимости от характера исходного  письма. Ко второй группе относятся:

- письмо-предупреждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-подтверждение;

- письмо-приглашение;

- письмо-отказ;

- письмо-извещение;

- сопроводительное  письмо;

- гарантийное письмо;

- информационное письмо;

- циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому  ряду подчиненных инстанций.

Письма также можно  разделить на простые и сложные.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (во вступлении) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во  второй части письма (в  заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, обговоренным заранее, могут состоять из одной  заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим сообщить»; «направляем на рассмотрение»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»; «ВНИИДАД считает возможным»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности:

- при регистрации  такого документа (в графе «содержание»  нужно указать не один, а несколько  вопросов);

- на этапе контроля  исполнения, так как неясно, кому  из исполнителей направлять документы  в первую очередь;

- при определении  дела по номенклатуре (куда подшить  документ).

Текст служебного письма может касаться и нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении.

Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим.

Несмотря на краткость  письма, вопрос, рассматриваемый в  нем, должен быть раскрыт полностью  и всесторонне, чтобы исключить  дополнительную переписку, запросы  по телефону, факсу и т. п.

Похожие работы:
© 2009-2020 Все права защищены — dipland.ru