По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Составление и оформление инструкций, справок, документов личного происхождения

Составление и оформление инструкций, справок, документов личного происхождения

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2010
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

Целью моего реферата является раскрыть специфику понятий «справка», «документ» и «инструкция». А задачами можно обозначить составление и оформление этих вышеперечисленных документов.

Выдержка из работы.

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат по дисциплине:

Делопроизводство в кадровой службе

Составление и оформление инструкций, справок, документов личного происхождения 
 
 
 

Выполнила:

Тетерина  Н. А.

студентка 8306 гр. 
 

Проверила:

старший преподаватель

Рубцова Н. В. 
 
 

Новосибирск 2010

Содержание

    Введение…………………………………………………………………………3

  1. Составление и оформление инструкций личного происхождения….........4
  2. Составление и оформление справок личного происхождения……………8
  3. Составление и оформление документов личного происхождения……….12

Список  литературы……………………………………………………………...16

 

Введение

      Каждому сотруднику кадровой службы рано или  поздно приходится составлять документы на работника. Сложнее всего приходится тем, кто впервые сталкивается с этим.

      Содержание всех документов во многом формируется практикой, принятыми в организации стандартами делопроизводства, образованием и опытом сотрудников кадровой службы.

      Правовое  положение работника в организации  регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность  работника организации.

      Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого  документа и структура текста унифицированы.

      Справка является документом информационного  характера, она содержит констатацию  каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

     Документ  личного происхождения - документ, созданный  лицом вне сферы его служебной  деятельности или выполнения служебных  обязанностей. Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.

      Целью моего реферата является раскрыть специфику понятий «справка», «документ» и «инструкция». А задачами можно обозначить составление и оформление этих вышеперечисленных документов.

 

       Составление и оформление инструкций личного происхождения

      Правовое  положение работника в организации  регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации [1].

      Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

      Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Закрытое акционерное общество «Уникум»

      ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 
20.09.2010 
Новосибирск

УТВЕРЖДАЮ 
Генеральный директор 
Кротова   (подпись)     В. В. Кротова 
24.09.2010

      Должен  знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей. [2].

      Требования  к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.

      Первые  два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной  инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

      При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие  типовые документы. Их разрабатывают  для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых  инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

      Помимо  названных документов, при разработке должностных инструкций следует  опираться на положение о структурном  подразделении. Положение и должностные  инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые  документы, т. к. обязанности каждого  работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

      Рассмотрим  разделы, из которых состоит должностная  инструкция [4]:

     Раздел 1 «Общие положения».  Первый пункт определяет функциональные обязанности, права и ответственность работника, на которого пишется данная инструкция.

     Так же в данном разделе указывается, кем назначается на должность  данный сотрудник, в соответствии с  каким распорядительным документом, кому он подчиняется (непосредственное подчинение).

     Еще одна особенность – не забывайте  описать требования к соискателю – образование, стаж работы и пр.

     Заключается раздел  перечнем нормативных актов, которые должен знать и применять  сотрудник в своей работе.

     Раздел 2 «Функции и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно применить к нескольким должностным инструкциям, написанным для разных должностей, то ко второму разделу нужно приступать, чётко понимая, зачем нужен этот документ.

     Функции и задачи включает в себя описание стратегических целей, задач сотрудника, обобщенно – для чего Вы принимаете человека на данную должность, в чем будет состоять его конкретная польза для Вашей организации.  По сути – это обязанности Вашего сотрудника как ежедневные, так и выполняемые раз в месяц или раз в год.

      Раздел 3 «Должностные обязанности» устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

     Раздел  4 «Права». Естественно, надо указать и права сотрудника – но указать их в объеме рабочих отношений с руководителем.

     Раздел 5 «Ответственность». В этом разделе идет перечисление ответственности сотрудника – конкретно за что, по каким критериям определяется его неисполнение данной должностной инструкции – к примеру – нарушение Правил внутреннего трудового распорядка. Тут можно описать все достаточно подробно, обстоятельно продумав, за что Вы будете спрашивать с сотрудника и лишать его премии.

     Раздел  6 «Условия работы». Здесь чаще всего делают ссылку на существующие правила внутреннего трудового распорядка.

     В конце документы обязательны  строки: «С инструкцией ознакомлен, подпись, дата, один экземпляр получил».

 

      Составление и оформление справок личного  происхождения

      Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов [2].

      В делопроизводстве различаются служебные  справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной  численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате  и т.п.), и справки, выдаваемые частным  лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

      В государственных архивах и архивах  организаций составляются также  архивные справки.

      Архивная  справка - это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

      Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу  сторонней организации, и внутренние.

      Внешние справки оформляются на общем  бланке организации. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

      - адресат;

      - заголовок к тексту;

      - текст;

      - отметка о наличии приложения (если оно имеется);

      - отметка об исполнителе (при необходимости);

      - визы;

      - подпись;

      - дата;

      - регистрационный индекс.

      Заголовок к тексту справки строят по схеме  «О чем?». Он включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения, например.

      Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

      Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

      - руководителю вышестоящего органа;

      - организации в целом;

      - структурному подразделению организации;

      - конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru