По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Порядок ведения, формирования, оформления и хранения личных дел

Порядок ведения, формирования, оформления и хранения личных дел

Тип работы: Контрольная работа
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2010
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу

Выдержка из работы.

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию 
 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 
 

Факультет вечернего и заочного обучения 

Кафедра государственного и муниципального управления 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документирования в управлении  персоналом» 

Порядок ведения, формирования, оформления и  хранения личных дел. 

                                                                            

                                                Руководитель работы

                                             _______________Ахмадулина  А. Т

                                             "_____"________________20__ г.

                                             Исполнитель

                                             Студент гр. ___________________

                                               _____________________________  Адакаева З. Р.

                                             "_____"________________20__ г. 
 
 
 

Оренбург 2010

Содержание 

1.Понятие личного дела……………………………………………………………..3
2. Формирование личных дел……………………………………………………….4
3. Ведение личных дел………………………………………………………………6
 
 
4. Хранение и учет личных дел……………………………………………………..7

5. Выдача  личных дел работников во временное  пользование…………………..8

6. Оформление  личных дел работников при  передаче в архив…………………..9

Список  использованной литературы……………………………………………...11

 

    - характеристики (рекомендательные письма);

    - заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

    - выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

    - выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

    - выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

     Наряду  с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

    - список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

    - выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

     В дальнейшем в личное дело включаются документы:

    - подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

    - характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

     Все поступающие в личное дело документы  должны располагаться в хронологическом  порядке.

     Основу  личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

    - паспорт;

    - трудовая книжка;

    - военный билет;

    - документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

    - документы об имеющихся изобретениях.

     На  все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

     Сведения  обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

     Дополнение  к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет  табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

     Наряду  с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической  последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

     В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

     С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

     Помимо  перечисленных, в личное дело могут  помещаться и некоторые другие документы  (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

     При формировании личного дела, кроме  того, производится его первичное  оформление. С этой целью:

    - личному делу присваивается учетный номер;

    - производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

    - в личное дело вкладывается внутренняя опись.

     Необходимо  иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается  при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством. 

  1. Ведение личных дел работников

     Личное  дело ведется в течение всего  периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами  конкретной компании). Ведение личного  дела предусматривает:

    - ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

    - помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

    - изъятие документов, надобность в которых миновала;

    - периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

     Внесение  записей в документы личного  дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

     Для ускорения процесса оформления записей  в документах личного дела допускается  использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

     Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены  в личном деле, отражаются во внутренней описи. Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru