По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Понятие о документации

Понятие о документации

Тип работы: Контрольная работа
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Контрольная работа

Выдержка из работы.

1. Делопроизводство–  деятельность, охватывающая вопросы  документирования и организации  работы с документами при осуществлении  управленческих действий.

       Документирование– процесс создан6ия  и оформления документа.

       Параллельно с термином делопроизводство используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.

       ДОУ– работа с готовыми документами,  созданными учреждениями и полученными  извне:

       ·Прием документов

       ·Распределение

       ·Регистрация

       ·Исполнение

       ·Контроль исполнения

       ·Формирование дел

       ·Подготовка документальных материалов  к архивному хранению и использованию.

       ДОУ в организациях осуществляется  спецслужбой, действующей на правах  самостоятельного структурного  подразделения, она подчиняется  руководителю организации.

       В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются управления делами. В состав управления делами как правило входят секретариат(приемная, секретариат министра, зам.министра, протокольное бюро), инспекция при министре, канцелярия, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-машинальное бюро, отдел писем и жалоб, отдел совершенствования работы с документами и внедрение технических средств, центральный архив. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или другое специально назначенное должностное лицо. Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации и на основе их использование современной вычислительной техники и автоматизации.

      

       2.документы и их роль.

       Документы играют огромную роль  в жизни общества. Их различают  по значимости и характеру.  Документы служат подтверждением  факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

       Документ – материальный объект  с информацией, закрепленной созданным  челом способом, для ее передачи  во времени и пространстве.

       Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном  виде.

       Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

       Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.

      

       3. основные способы документирования.

       Необходимость фиксировать информацию  появилась у людей в глубокой  древности. До нашего времени  дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

       Способы нанесения информации  также были различны: рисунок,  графика, письмо.

       В настоящее время в управленческой  практике используются главным  образом документы, созданные  каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

       Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

       На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

       Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

      

       4.основные функции документа.

       Это целевое назначение, которое  присуще этому документу.

       Все официальные документы имеют  общие и специальные функции.

       Общие:

       А) информационная, т.е. документ  создают для сохранения информации.

       Б) социальная, документ является  социально значимым объектом, т.к.  связан с определенной социальной  потребностью.

       В) коммуникативная, т.е. документ  выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

       Г) культурная – документ закрепляет  и передает культурной традиции  общества в частности в уровень  научного и технического развития  общества.

       Д) управленческая – документ  является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

       Е) правовая – документ является  средством закрепления и изменения  правовых норм и правоотношения  в обществе.

       Ж) историческая – документ  – источник исторических сведений  о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

      

       5. классификация документов.

       Это деление документов на  классы по наиболее общим признакам,  сходствам, различиям.

      - по наименованию, т.е. по названию документа.

       - по месту составления документы  делятся на внутренние (созданные  в данной организации и отражающие  вопросы внутри нее) и внешние  (поступающие в организацию или  направляемые в др. организацию,  др. лицам).

       - по количеству вопросов, включенных  в текст, документы бывают: простые,  в которых содержится и предлагается  решение только одного вопроса;  сложные, в которых содержится  несколько вопросов.

       - по форме документы могут  быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).

       - по средствам фиксации: рукописно  печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

       - по срокам хранения: постоянного  (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).

       - нумерация листов

       - составление заверительной надписи.

       На дела постоянного и долговременного  (свыше 10 лет) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Такие документы сгруппированы в дела, подшиты в твердую обложку и переплетены.

       Документы, хранящиеся до 10 лет  оформляются проще: учет их  ведется по номенклатуре дел  без нумерации листов, описи и  подшивки в папку. В течение года по служебной необходимости документы из дела извлекают, в этом случае на место изъятых документов укладывается лист-заместитель. При выдаче дел на временное пользование на их место кладется карточка-заместитель.

      

       41. экспертиза ценности документов.

       Завершительным этапом работы  с докумен6тами в текущем делопроизводстве  является подготовка дел к  передаче в архив предприятия  для дальнейшего их хранения  и использования.

       В структурных подразделениях  документы должны храниться 1 год, после окончания текущего года к ним еще раз обращаются за справками, а работа с такими документами завершается. В начале нового календарного года по истечении указанного срока, дела должны быть сданы в архив предприятия.

       Подготовка к сдаче дел в архив начинается с проведения экспертизы научной и практической ценности документов. Она осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией предприятия, которая назначается руководителем и должна составлять не менее 3-5 человек, под председательством одного из руководящих служащих. Экспертная комиссия руководствуется в своей работе действующими правилами, инструкциями и т.п.

       Отбор документов и дел на  уничтожение оформляется автором.  Тексты рассматриваются экспертной  комиссией предприятия, соответствующие нормам – утверждаются руководителем.

      

       42. передача документов в архив.

       Предприятие ведется по графику,  подтвержденному руководителем.  В архив предприятия передаются  дела постоянного и долговременного  хранения через год после завершения работы с ними в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передаются в архив на усмотрение руководителя.

       Архив принимает дела и учитывает  их в регистратуре, вместо дел  выдаются регистрационные карточки. Заведующий архивом рассматривает вопрос о принятии дел на собраниях. Производится опись кол-ва принятых дел и дел постоянного хранения, составляется в 4 экземплярах. Один экземпляр высылается должностному лицу, сдавшему дело, а остальные – остаются в архиве предприятия.

       Документы, подлежащие к гос.  хранению остаются в архиве  в течении установленного срока,  а затем передаются в гос.  архив. 

Похожие работы:
© 2009-2020 Все права защищены — dipland.ru