По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Понятие адресата

Понятие адресата

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

На многих видах служебных документов и прежде всего на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. В состав реквизита “адресат” включаются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес.

Выдержка из работы.

Адресат

На многих видах  служебных документов и прежде всего  на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. В состав реквизита “адресат”  включаются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные  части этого реквизита следует  писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила. Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то и наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство  культуры Республики Беларусь

Общий отдел

Документ адресуется и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации  также пишется в именительном падеже, а наименование должности  и фамилия получателя – в дательном  падеже, например:

Министерство  культуры Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

Иванову А В.

В случаи, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном  падеже, например:

Директору школы  № 20

г-ну Петрову  В.Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам  и является ответным, то первым пишется  адресат – автор инициативного  письма вне зависимости от значимости остальных адресатов. На одном документе разрешается проставлять не больше четырех адресов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Слово “копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий  и руководителям организаций 

Адресат помещается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией, если необходимо, сокращенно обращение  “господин”. В адресате инициалы указываются  после фамилии, когда перед ней  стоит данное обращение.

При указании в  адресате почтового адреса он пишется  вслед за адресатом в соответствии с правилами, установленными органами связи. Если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указать  почтовый адрес, например:

Ул. Даумана, 3, г. Минск, 220002

г-ну Иванову  П. Г.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, вместо слова “господину” указывается  звание или степень, которые сокращаются  в реквизите “адресат” непосредственно  перед фамилией.

Адрес не проставляется  на документах, направляемых в правительственные  учреждения, постоянным корреспондентам  или учреждениям своей системы.

ГРИФ  УТВЕРЖДЕНИЯ 

Гриф  утверждения документа реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.1

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.2

При утверждении  документа должностным лицом  гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без  кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3

Например:

  УТВЕРЖДАЮ  
 
Генеральный директор ЗАО "Термика"  
Личная подпись             А.Г. Цицин  
 
15.04.2009

Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем углу документа.

Примечание: в ГОСТе Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне 15 реквизита "Адресат".

Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.  

 

Рис. 2.  
Расположение
реквизита "Гриф утверждения документа"  
на
формате А4 углового бланка 
01 -
Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 -
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 -
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 -
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 -
код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 -
наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 -
ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 -
адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 -
отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.  
Расположение
реквизита "Гриф утверждения документа"  
на
формате А4 продольного бланка 
01 -
Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 -
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 -
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 -
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 -
код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 -
наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 -
ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 -
адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция;  
18 -
заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа  
 

Резолюция документа

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.1

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.2

Например:

  Морозовой Н.В. 
Федосеевой Н.А.  
 
Прошу подготовить проект  
договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009  
 
Личная подпись  
 
Дата
Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru