По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Описание документов и дел в архивах учреждения

Описание документов и дел в архивах учреждения

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про¬изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

Выдержка из работы.

      6.2.1.Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

      Описание  начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический спи-: сок тех документов, которые будут сформированы в дела.

      В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

      При обработке значительного комплекса документов описание В архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

      На  обложках и карточках указываются  одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

      Информационные  характеристики документов и дел. Информационными характеристиками каждого дела являются:

      название  учреждения с указанием: вышестоящего ведомства:

      название  структурной части (функции, отрасли);

      индекс  дела по номенклатуре;

      заголовок дела;

      аннотация;

      крайние даты документов дела;

      количество  листов;

      архивный  шифр.

      Название  учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

      Если  название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

      Название  структурной части помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.

      Если  учреждение не имело структуры, то указываются  функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

      Индекс  дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол-поты материалов.

      Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

      Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

      Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать,, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает

      несколько дат; составления, подписания, исходящей  или ва'одч щей регистрации,

      В качестве крайних дат для документов входящих приняты да i w входящей регистрации, для исходящих и внутренних — дат!) см ставления иди подписания документов.

      Особое  внимание следует обратить на датировку  декретов и закона планов и отчетов, книг и копий документов.

      Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними да'ьч МИ являются даты подписания или утверждения. Если они не датирон; ны. то дата определяется моментом опубликования или вступления ди кумента в силу.

      Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кот рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпп сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывай крайних дат.

      Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

      Для копий документов крайними датами являются даты их изготовлс ния, а не даты оригиналов.

      На  практике встречаются случаи, когда  дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб пых дел. В этих случаях указываются 3 даты:

      дата  заведения в первом учреждении;

      дата  поступления в другое учреждение;

      дата  окончания дела во втором учреждении.

      Первые  две даты в таких случаях обозначаются и виде дроби.

      Количество  листов проставляется с целью сохранности документов дела.

      Архивный  шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

      Из  перечисленных информационных характеристик  более 
подробно рассмотрим важнейшие из них - заголовок и анно 
тацию.

      Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

      Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные,

      Лростоы заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

      вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

      автор (дает возможность уяснить смысл  и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

        корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми, был связан в своей деятельности фондообразоватеяь);

      предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулиро-

      Ыь);

      территория (указывает на территорию, о которой  говорится в :)|окументах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями иди лицами кото-:|:К>й переписывался фондообразователь); :|;    время (событий или составления документов); :|    формальные признаки (подлинность или копийность).

      Рассмотренные элементы заголовка одновременно все  вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения; предметного, номинального, авторского, .^корреспондентского, географического, хронологического, а так-

      ке формальных признаков подлинности и копийности. :;     Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела ио признакам их заведения, то не представляет труда составить ? «головок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер-\ жание документов этого дела.

      |;     Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распоряди 

      :': тельные документы в делопроизводстве формируются по номинаяько-| му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологмчес-::;;кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида ^?документов, название автора и дату, а также будет указан формальный | признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро-| ван^и был использован предметно-вопросный признак или заголовок | составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано coll держание документов. Например:

      протоколы № 1 — 15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос-

      в еийской Федерации за январь июль 1996 г. Подлинники.

      Приказы ректора РГГУ по личному составу за 1997 г. Подлинники, Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской мили-\ ции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март

      \  1926<г. Копии.

      Йланы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда со-1 держания, и времени ~ периода составления документа. Например:

      План  работы коллегии Министерства общего и профессионального об-| разования Российской Федерации на 1996 г.

      Отчеты  о работе, секции ВО политкаторжан  и ссыльнопоселенцев но ;  изучению декабристов и их времени за 1924 г.

      Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы  и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например 

Сведения  о положении военнослужащих Красной  Армии в немецком 
плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940- 1942 гг.

      Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподаватсш., скому составу РГГУ за январь--июнь 1994 г.

      Сводки  удовлетворенных и отклоненных  ходатайств о принятии в граж данство СССР за 1925- 1.927 г.

      Самым сложным при составлении заголовков является опредс ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собри ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

      Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

      Материалы об организации выставок советской  литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).

      Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:

      Протоколы заседаний Комитета по присуждению  международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).

      При описании материалов после указания, всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

      Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:

      Дело  об авторском праве наследников  Н. А, Римского-Корсакова. Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутшпском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

      Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

      Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И, В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, од изъятии книг из печати.

      Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка 10, С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В.Д. Ламповым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В. Д. Поленовым, В, М. Васнецовым, НА, Серовым, П.В.Жуковским,

      После того как определен характер дела, составляется заголовок кз определенных' элементов, вытекающих из признаков заведения $йл. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.

       Простые заголовки наиболее полно  отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

      Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

      Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

      В деле содержится переписка  с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОШ) о работе школ уезда. 

      Правилмю обобщенный заголовок будет звучать так:

      Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об органа зации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

      Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии  большого количества авторов или  корреспондентов, вопросов и географи ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

      В деле содержатся протоколы  заседаний коллегии Министерств!) общего U профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других униаерсшп с тов за 1997 г. Документы подлинные и копии.

      Правильно составленный заголовок будет звучать  так:

      Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профес тонального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

      В этом заголовке видовые понятия  — вузы — были сведены к 
однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением со 
держания. При обобщении содержания излишне подробный заго 
ловок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать за 
головков типа «Разные, бумаги по разным вопросам» {лучше «об 
щие материалы, переписка по организационным: вопросам, мате 

      риалы к руководству» и т.п.).

      Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую -~ обобщенный.

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru