По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Личное дело

Личное дело

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Личное дело – комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности

Выдержка из работы.

СОДЕРЖАНИЕ 
 

     
  1. Общие вопросы  организации работы с личными  делами сотрудников организации……………………………………………………… 2
  2. Формирование личных дел………………………………………..  7
  3. Ведение личных дел……………………………………………… 12
  4. Хранение личных дел…………………………………………….. 13

     Заключение……………………………………………………………...   18

     Библиографический список……………………………………………   19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ  РАБОТЫ

С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ СОТРУДНИКОВ  ОРГАНИЗАЦИИ 

     Делосовокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

     Личное  дело – комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации учреждения, складывающийся в процессе его деятельности. Личное дело – это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности [1, с. 5].

      В трудовом законодательстве, а также  действующих инструкциях по делопроизводству понятие «личное дело» не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» кадровая служба государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих. Причем порядок их ведения регламентирован Указом президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Также обязанность ведения личного дела установлена Федеральными законами от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации». Таким образом, организации и учреждения, не относящиеся к государственной и муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о работниках систематизировать так, как удобно им. Тем не менее, рекомендуется вести личные дела и иным организациям, так как данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и гл. 14 ТКРФ: персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а также имущественное положение, образования и доходы работников. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.

     Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче передать на архивное хранение.

     Для оформления личного дела рекомендуется  пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

     Сведения, содержащиеся в документах личного дела, можно условно разделить на две основные группы: сведения об основных персональных данных сотрудника и сведения  о профессиональной деятельности сотрудника (как правило, в пределах периода работы в соответствующей организации).

     Документы формируются в папку (скоросшиватель). Кроме того, в папке (и на лицевой  обложке) располагаются основные сведения о личном деле и соответствующих документах. Это позволяет обеспечить:

  • упорядоченное расположение документов (и содержащихся в них сведений) о сотруднике в пределах одного информационного носителя;
  • сохранность документов от повреждения (утраты) в процессе обращения с личным делом;
  • безошибочный и быстрый поиск документов, а также самих личных дел – для получения необходимых сведений о сотрудниках, включения в дела новых документов, выдачи дел во временное пользование, проверки их наличия и состояния и т.п.
  • компактное расположение личных дел в отведенных для них местах (средствах) хранения;
  • установленный в организации режим доступа к личным делам и содержащимся в них персональным данным.

     В настоящее время единый порядок  обращения установлен только в отношении  определенных категорий служащих (сотрудников  государственных органов управления). Однако отдельные элементы этого порядка могут применяться руководством организации в целях надлежащей организации работы с личными делами сотрудников с учетом:

  • специфики деятельности организации;
  • накопленного в этой области позитивного опыта;
  • соответствующих положений нормативно-методических документов по делопроизводству.

      Конкретный  порядок обращения с личными  делами сотрудников, как правило, устанавливается  локальными нормативными актами соответствующих организаций:

  • инструкцией по кадровому делопроизводству (или одним из ее разделов);
  • положением о персональных данных;
  • инструкцией (регламентом) по организации обращения с личными делами.

      Принятие  Мотивированного решения о введении в действие подобных актов – прерогатива  руководителя организации или уполномоченного им должностного лица (например, заместителя по управлению персоналом).

      В соответствии с Перечнем типовых  управленческих документов личные дела сотрудников отнесены к документам кадрового обеспечения (документации по кадрам (личному составу, персоналу)) деятельности организации (Таблица 1). 

Номер статьи Вид документа Сроки хранения документа Примечание
337 Личные  дела    
а Руководителя  организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания Постоянно  
б Работников 75 л. ЭПК  

      Формирование  корпоративной документации осуществляется в соответствии с номенклатурой  дел организации – оформленным  в установленном порядке перечнем заголовков (наименований) дел. Номенклатура дел обеспечивает решение следующих основных задач в области делопроизводства:

  • закрепление индексов (индексация) дел;
  • систематизация документов;
  • группировка документов в дела;
  • определение сроков хранения дел.

      Для решения перечисленных задач  применительно к личным делам следует, прежде всего, закрепить их место в составе номенклатуры дел, предусмотрев для этого требуемое количество индексов.

      Например, в номенклатуре дел организации с численностью в 50 сотрудников для соответствующих личных дел целесообразно предусмотреть индексы с 08-101 до 08-150, где 08 – код соответствующего раздела номенклатуры дел (допустим, «Документы кадрового обеспечения деятельности»), а 101, 150 – порядковые номера дел в пределах этого раздела. Рекомендуется также зарезервировать некоторое количество индексов для заведения новых личных дел (на новых сотрудников, принятых организацией на работу).

      Установление  системы индексации личных дел –  обязательное условие для их последующей регистрации.

      Регистрация – это процедура записи идентификационных данных о документе (деле) по установленной форме, выполняемая для фиксации факта его создания, отправления или получения [1, с. 10].

      Рекомендуется регистрировать личное дело через пять рабочих дней после издания приказа распоряжения) о приеме сотрудника на работу либо о переводе его на другую работу – при условии, что принадлежность сотрудника к соответствующей профессиональной категории предполагает ведение на него личного дела.

      Для регистрации личного дела соответствующий индекс по номенклатуре дел:

  • вписывается в журнал (книгу) учета личных дел (Таблица 2);

наносится на лицевую сторону обложки (скоросшивателя), в которую 

предполагается  помещать соответствующие документы.

№ пп Дата  документа Фамилия, инициалы Подразделение Примечание
1 2 3 4 5
8-51 12.02.2007 Глебова А.С. Отдел кадров  
       
Похожие работы:
© 2009-2020 Все права защищены — dipland.ru