По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

1. Формы представления унифицированных текстов документов…………………………………………………………………………………3
2. Приведите образец справки……………………………………………………………7
3. Список использованной литературы………………………………………………..9

Выдержка из работы.

 

Содержание 

  1. Формы представления унифицированных  текстов документов…………………………………………………………………………………3
  2. Приведите образец справки……………………………………………………………7
  3. Список использованной литературы………………………………………………..9
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  1. Формы представления унифицированных  текстов документов
 
 

    Различают следующие формы представления унифицированного текста: связный текст, трафарет, анкету и таблицу. При этом нужно учитывать, что текст документа в общем виде может содержать информацию о действиях или отношениях (предикат) между учреждениями, организациями, предприятиями или лицами (субъект и объект), о признаках или характеристиках предиката, субъекта и объекта. 

Например: "ВНИИДАД разработал проект "Методического  пособия по унификации текстов управленческих документов". 

Здесь в качестве субъекта выступает "ВНИИДАД"; предиката (действие) - "разработал"; объекта - "проект" и признака объекта - "Методическое пособие по унификации текстов управленческих документов". 

От наличия  и организации в документе информации о субъекте, объекте, их признаках, действиях и отношениях между ними зависит выбор формы представления текста. 

Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в  документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом - изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий. 

    Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности. 

Например, текст письма: "Сообщаем, что по вопросу поставки изделий нашего производства Вам следует обратиться в УМТС Вашего министерства". 

    Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию. 

Например, трафаретный  текст в письме: "Согласно разнарядке от 

00.00.00 N ______________ нашему  предприятию выделен фонд на 19___ 

год на ___________________________________________________________ 

в количестве ______________________ шт., в том числе по кварталам: 

I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт. 

II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.". 

В трафаретном  тексте субъект действия может быть выражен не 

отдельным словом, а глагольной формой в первом лице единственного 

или множественного числа, указывающей на наличие субъекта. 

Например: "Для  проведения приемочных испытаний _______________ 

____________________________ разработанного ______________________ 

__________________________________________________________________ 

ПРИКАЗЫВАЮ (т.е. "Я приказываю"): 

1. Образовать  комиссию в следующем составе: 

__________________________________________________________________ 

________________________________________________________________". 

При разработке трафаретов для подразделения всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все особенности управленческой ситуации, оформляемой документом. 

При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной. 

10.01.81 

Например: "Сообщаем, что по состоянию на ________ за Вами    

две тысячи сто 

числится дебиторская  задолженность в сумме ________________   

пятьдесят руб. 

______________ 

01.02.81 

Просим до ________ подтвердить наше сальдо". (Переменная 

информация подчеркнута.) 

Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы  избирается в том случае, если главной  является информация об объекте и его признаках. 

    Анкета и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками. 

    Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. 

Постоянной  информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально. 

Например: 

Приказ  о приеме на работу 

т. _________________________________ 

Табельный номер ____________________ 

Фамилия ____________________________ 

Имя ___________ Отчество ___________ 

Вид приема _________________________ 

Должность __________________________ 

Структурное 

подразделение ______________________ 

Оклад ______________________________ 

Дата  приема ________________________ 

Основание __________________________ 

В отдельных  случаях наименования признаков  могут быть расположены горизонтально. 

Например: Фамилия ____________ Имя _________ Отчество ________ 

При построении анкет следует стремиться к выражению  постоянной информации словосочетаниями, в которых опорное слово - существительное, которое стоит в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации. 

Например: Приказ о поощрении 

Табельный номер 0243 

Фамилия Петров 

Имя Иван 

Отчество Владимирович 

Должность ст. научн. сотрудник 

Структурное отдел  экономических исследований 

подразделение 

Мотив поощрения досрочное выполнение планового задания 

Вид поощрения  благодарность 

Основание Докладная  записка зав. отделом. 

Дата поощрения 01.02.81 

    Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. 

Обобщенные  наименования признаков в таблице  составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик). 

Например:    

         
Заголовок строк   Заголовок граф  
Подзаголовки  граф  
Подзаголовки  строк          
       
       
       
       
Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru