По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Делопроизводство – основа технологии управления

Делопроизводство – основа технологии управления

Тип работы: Контрольная работа
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2010
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Оценка современного состояния делопроизводства

Выдержка из работы.

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Московский  государственный  университет технологии и управления 
 

Кафедра экономики, бизнеса и права                                                                                             
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности                                                                                                   

Тема  Делопроизводство – основа технологии управления 
 
 
 

                Выполнил  студент  курса

                Аракчеева Марина Анатольевна

                Факультета: экономики и предпринимательства

                Спец.менеджмент организации

                Шифр: 080507 

2010 

      СОДЕРЖАНИЕ

      Введение                                                                                                 3

  1. Оценка современного состояния делопроизводства                                  3
  2. Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления                                           4
  3. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства                                                                                          5
  4. Документационное обеспечение управления. Основные задачи и функции ДОУ                                                                                          11
 
  1. Структура служб документационного обеспечения  управления и их функции                                                                                                  13
 
  1. Отличия понятия  «документационное обеспечение  управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство»                                                                  15
  2. Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов                                                                                              16
  3. Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства                                  18
  4. Деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства                                                 22

    Заключение                                                                                                       23

    Список литературы                                                                                          24 
     
     
     
     
     
     

    ВВЕДЕНИЕ

В своей  работе необходимо решить ряд задач:

  • Оценить современное состояние делопроизводста;
  • Определить факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления;
  • Описать организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства;
  • Дать понятие документационному обеспечению управления, вычленить основные задачи и функции ДОУ;
  • Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и их функции;
  • Разграничить  понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятие «делопроизводство»;
  • Определить взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов;
  • Рассмотреть научную организацию управленческого труда как фактора повышения эффективности управления и делопроизводства;
  • Рассмотреть деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства.
  1. Оценка современного состояния делопроизводства

  Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции [6;14].

  Информационные  технологии принципиально изменили современное делопроизводство, появилось новое качество и требование к нему. До сих пор не существует национальных требований к системам электронного документооборота, применяемых даже в государственных учреждениях, отсутствуют типовые правила построения делопроизводства в управленческих аппаратах. Ярким примером является огромное                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     количество терминов в названиях служб по управлению документацией в органах власти: управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия и т.д. Но государственный аппарат является единым механизмом управления государством снизу и до верху. Кроме того, имеется около 70-ти производителей программных продуктов автоматизации делопроизводства, которые играют по своим правилам. Но оценки качества такого продукта не имеется. Поэтому давно уже назрела необходимость в создании национального стандарта для систем автоматизации делопроизводства, по крайней мере, для систем, применяемых в органах государственной власти. 

  1. Факторы, влияющие на организацию  и технологию делопроизводства в учреждениях  различных уровней  управления

   Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное  общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических основ, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

   Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной  корпорации.

   Деятельность  любого предприятия регулируется действующим  законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

   Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.  
Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию [10;76].

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.  

  1. Организационные, правовые, социальные и психологические  аспекты делопроизводства

Существует  три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная [6;26].

     При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

     Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

   Наиболее  рациональной формой организации отдельных  делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

  • снизить стоимость делопроизводственных операций;
  • улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
  • обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
  • использовать прогрессивные и производительные технические средства;
  • обеспечить единство организационного и методического руководства.

   В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

   В небольших учреждениях, не имеющих  общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

   Если  организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

   С целью регламентации делопроизводственного  процесса, определения приемов и  способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

   Разделение  функций между подразделениями  делопроизводства и исполнителями:

     Основой организации труда делопроизводственного  персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями  и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

     Положение об отделе делопроизводства разрабатывает  руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном  подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

     Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

  • общие положения;
  • основные функции и задачи;
  • обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);
  • организация работы;
  • управление подразделением.

   Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в  вопросе о том, кто и что  должен делать, кто кому подчинен и  т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения  отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

     При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его  дополняют (при необходимости —  сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru