По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Делопроизводство в кадровой службе

Делопроизводство в кадровой службе

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Основные понятия

Выдержка из работы.

Вопрос 1 Понятие персональных данных

Вопрос 2 Структура персональных данных

Персональные  данные работника – информация, необходимая работодателю в связи  с трудовыми отношениями и  касающиеся конкретного работника. Под информацией о работниках понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.

Персональные  данные относятся к категории  конфиденциальной информации. Режим  конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания  или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.

В состав персональных данных работника входят:

- анкетные  и биографические данные;

- образование; 

- сведения  о трудовом и общем стаже; 

- сведения  о составе семьи; 

- паспортные  данные;

- сведения  о воинском учете; 

- сведения  о заработной плате сотрудника;

- сведения  о социальных льготах; 

- специальность, 

- занимаемая  должность; 

- наличие  судимостей;

- адрес  места жительства;

- домашний  телефон; 

- место  работы или учебы членов семьи и родственников;

- характер  взаимоотношений в семье; 

- содержание  трудового договора;

- состав  декларируемых сведений о наличии  материальных ценностей; 

- содержание  декларации, подаваемой в налоговую  инспекцию; 

- подлинники  и копии приказов по личному составу;

- личные  дела и трудовые книжки сотрудников; 

- основания  к приказам по личному составу; 

- дела, содержащие материалы по повышению  квалификации и переподготовке  сотрудников, их аттестации, служебным  расследованиям;

- копии  отчетов, направляемые в органы статистики.

Данные  документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения - соответствующий  гриф ограничения на них не ставится.

Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника. 

                   

Вопрос 3. Нормативная и нормативно-справочная документация

В основе информационно-документационной системы  лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным  законодательным актом является Трудовой кодекс РФ. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «О информации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и положения о дисциплине ()на ж/д транспорте, в пароходстве и др.).

Кадровая  информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

§ законодательные  акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

§ плановую документацию;

§ организационно-правовую документацию;

§ персональную документацию;

§ договорную документацию;

§ распорядительную документацию;

§ учётную  кадровую документацию;

§ документацию по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда;

§ отчётную и отчётно-справочную документацию;

Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издаётся различными ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную  практику применения норм права. Например, Инструкция о порядке ведении трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих гос. организаций и т.д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование  информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД). 
 

Вопрос  4. Плановая кадровая документация

Комплекс  плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих и служащих и тп. Плановые документы составляются совместно с сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

- сбор, обобщение и анализ отчетных  экономических показателей в  сфере кадрового обеспечения  организации за предыдущий и  текущий периоды времени;

- выработку  концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствование технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;

- прогнозирование  динамики изменения должностного  состава работников организации  в разрезе специальностей, профессий,  квалификации;

- проектирование  динамики роста или уменьшения  потребности по каждой должности,  рабочему месту;

-  определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

- расчет  числа сокращаемых работников  по должностям и определение  перспектив их трудоустройства;

- расчет  возможностей роста материального  обеспечения труда работников по должностям;

- расчет  возможностей совершенствования  социальной инфраструктуры организации;

- разработку  проектов программ развития и  реализующих их долгосрочных  и текущих планов;

В практике работы многих предприятий принято  включать в состав личного дела копии  приказов (или выписки из них) о  переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении  и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и др. Однако, вся эта информация содержится в "Дополнении к личному листку по учету кадров". В связи с этим не рекомендуется включать названные документы в личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с места  жительства, обходные листы и другое в личные дела не подшиваются, а формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.

Все поступающие  в личное дело документы должны располагаться  в хронологическом порядке.Личное дело подшивается в отдельную  папку, на обложке которой указываются  фамилия, имя и отчество сотрудника в именительном падеже. На папке проставляется порядковый номер (как правило - табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге (Журнале) учета личных дел", предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные  дела хранятся как документы строгой  отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается  на лиц, ведущих кадровую документацию, а на небольших предприятиях, где нет самостоятельных кадровых служб, на директоров.

Ежегодно  на предприятии должна проводиться  проверка наличия и состояния  личных дел. Факт такой проверки фиксируется  в "Дополнении к личному листку по учету кадров". При выявлении  недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки обязательно доводятся до сведения директора предприятия.

В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Личные  дела могут выдаваться во временное  пользование лишь определенным должностным  лицам. Круг таких лиц, допускаемых  к пользованию личными делами, определяется непосредственно директором предприятия, причем его особое разрешение необходимо и в случаях высылки дел по соответствующим запросам в другие организации. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия лицо, ответственное за документальное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Личные  дела НЕ ВЫДАЮТСЯ на руки работникам, на которых они заведены.

После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки и оформляется для передачи на хранение. На каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одну обложку с расчетом, чтобы такое дело не превышало 250 листов.

В таком  случае отдельные личные дела сшиваются  вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом  алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с  указанием в нем фамилии, имени  и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением фамилий, имен, отчеств и указанием соответствующих номеров листов в деле, где имеются сведения на это лицо.

Личные  дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела.

Вопрос 24. Ведение личного дела

Личное  дело ведется в течение всего  периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами  конкретной компании). Ведение личного  дела предусматривает:

ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

 помещение  документов, подлежащих хранению  в составе личных дел;

 изъятие  документов, надобность в которых  миновала;

периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Внесение  записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения  процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование  факсимиле (штампов) установленных  образцов. Документы, накапливающиеся  в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении  в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. 
 

Вопрос 25. Хранение личного  дела

Хранение  и учет личных дел организуются с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные  дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения. В соответствии с  Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные  дела хранятся в кадровой службе (в  приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут  помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru