По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Деловое общение

Деловое общение

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Деловое общение представляет собой особую форму взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами, создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела.

Выдержка из работы.

Содержание

    Введение. Понятие делового общения……………………………….………3

  1. Виды делового общения…………………………………………………4-6
  2. Формы делового общения……………………………………………….5-6

    2.1. Деловая  беседа………………………………………………………….6-8

    2.2. Деловое  совещание……………………………………………………..8-9

    2.3. Деловые переговоры…………………………...…………………….10-14

     Заключение…………………………………………………………………....14

    Список литературы…………………………………………………………..15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение. Понятие  делового общения.

          Деловое общение представляет  собой особую форму взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами, создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела.

          Подчинение процесса общения  установленным правилам и ограничениям, т.е. его регламентированность, - основная особенность делового  общения. Эти правила и ограничения многообразны и определяются различными факторами, прежде всего степенью официальности делового общения, которая обусловливает более или менее строгое следование определенным правилам общения. На соблюдение регламента влияют также национальные и культурные особенности участников общения, а также цели и задачи конкретной встречи, беседы, совещания.

          Регламентированность делового  общения предполагает соблюдение  его участниками делового этикета,  который определяет нормы поведения  участников общения. Регламентированность включает в себя также соблюдение речевого этикета, использование этикетных речевых оборотов как в устной речи, так и официально-делового стиля в формах письменного обращения.

          И, наконец, регламентированность  делового общения проявляется в определенных формах делового общения – деловой беседе, деловом совещании, деловых переговорах и др., выработанных в процессе развития деловых отношений.

          Процесс и результаты делового  общения оформляются документально  в виде деловых писем, протоколов, приказов, договоров, постановлений и т.д.

1. Виды делового  общения.

          По способу обмена информацией  различают устное и письменное  деловое общение.

          Устные виды делового общения,  в свою очередь, разделяются  на монологические и диалогические.

          К монологическим видам относятся:

  1. Приветственная речь;
  2. торговая речь (реклама);
  3. информационная речь;

     4.  доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

  1. Деловой разговор – кратковременный контакт, преимущественно на одну тему;
  2. деловая беседа – продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений;
  3. переговоры – обсуждение с целью заключения соглашения по какому-либо вопросу;
  4. интервью – разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения;
  5. дискуссия;
  6. совещание (собрание);
  7. пресс-конференция;
  8. контактный деловой разговор – непосредственный «живой» диалог;
  9. телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

    В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение

имеют устная и невербальная коммуникации.

          Беседа или передача сообщений  по телефону являются самыми  распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный  контакт и большое разнообразие  способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

          Письменные виды делового общения  - это многочисленные служебные  документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и  объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

          По содержанию общение может  быть разделено на:

  1. Материальное – обмен предметами и продуктами деятельности;
  2. когнитивное – обмен знаниями;
  3. мотивационное – обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;
  4. деятельностное – обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

    По  средствам общения возможно деление  на такие четыре вида:

  1. Непосредственное – осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;
  2. опосредованное – связано с использованием специальных средств и орудий;
  3. прямое – предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения ;
  4. косвенное – осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.
 

2. Формы делового  общения.

          Деловое общение реализуется через многообразные формы, которые должны способствовать наиболее эффективной реализации информационного содержания делового общения:

- деловые  беседы, совещания, переговоры;

- публичные  выступления (доклады, сообщения,  приветствия);

- пресс-конференции;

- дискуссии,  дебаты, прения;

- презентации;

- деловые  завтраки, обеды, ужины, фуршеты.

          Важнейшими формами делового  общения являются деловая беседа, деловое совещание, деловые переговоры. 

2.1. Деловая беседа.

          Мастерство делового общения  проявляется в умении вести  деловые беседы – то есть  устанавливать устный контакт, призванный стимулировать решение конкретных проблем. Без деловых бесед невозможны трудовая деятельность, установление и поддержание деловых отношений, решение деловых вопросов.

          Беседы различаются по длительности, форме, содержанию, цели. Беседы могут быть краткими, когда в рабочем порядке происходит обмен информацией, что-то уточняется, дается распоряжение, но могут быть и достаточно продолжительными, например, при приеме на работу.

          В деловом общении беседы могут происходить между равными по своему положению партнерами (например, между сотрудниками одного ранга или между студентами) и не равными по своему статусу (например, руководителя и подчиненного, студента и преподавателя). В каждой ситуации применяются разные техники пристройки к собеседнику, разные этикетные формы обращения.

          Основная цель беседы – обмен  информацией, однако в зависимости  от предметного содержания возможен  многоцелевой характер бесед.  Все цели проведения бесед  перечислить невозможно, но по содержанию различают беседы:

- информационного  характера; 

- дисциплинарного  характера;

- связанные  с поручение задания;

- связанные  с контролем за выполнением  задания;

- в ходе  конфликтной ситуации, направленные  на ее разрешение;

- неформального характера для улучшения психологического климата;

- при  обращении с просьбой к руководителю;

- при  найме и увольнении.         

          В проведении деловой беседы выделяют этап подготовки беседы и этап непосредственного проведения беседы.

         1. Этап подготовки к беседе в развернутом виде содержит планирование беседы и оперативную подготовку. При планировании беседы проводится предварительный анализ темы, собеседников и ситуации, определяются ее темы, стратегии и тактика. Оперативная подготовка включает сбор материалов, их отбор и ситуацию, обдумывание материала и его компоновку, составление рабочего плана беседы.

          При подготовке беседы особое  внимание следует уделить обработки  хода беседы: продумать вопросы,  которые необходимо задать собеседнику, определить желаемый результат, установить регламент и место проведения беседы.

          Непосредственное проведение беседы включает следующие этапы:

1. Начало  беседы. Начало беседы в значительной  степени определяет успешность  или неуспешность ее проведения. Задача этой фазы заключается в установлении контакта с собеседником, создании приятной атмосферы для беседы, привлечении внимания и пробуждения интереса к предмету беседы.

2. Основная  часть беседы. Основная часть  беседы включает передачу информации и обсуждения проблемы. Цель этой части беседы состоит в передаче запланированной информации, выявление мотивов и целей собеседника, аргументировании свое позиции, анализе и проверки позиции собеседника, по возможности предварительном определении направлений последующей деятельности, что значительно облегчает и упрощает заключительную фазу беседы – принятие решений.

Принятие  решений и завершение беседы. Основная задача, решаемая в конце беседы, - достижение основной или, в самом  неблагоприятном случае, запасной (альтернативной) цели. На завершающей стадии беседы необходимо сделать резюме, понятное для ее участников, с четко выделенным основным выводом.

          И, наконец, анализируя результаты  беседы, нужно для себя ответить  на ряд вопросов, помогающих посмотреть на ход беседы со стороны и выявить промахи, которые следует учитывать в дальнейших беседах.  

2.2. Деловое совещание.

          Деловое совещание представляет  собой форму коллегиального обсуждения  вопросов с целью информирования  и принятия решения по ним.

          В подготовке совещания важно  определить его цели – ожидаемый  результат, нужный тип решения,  желательный итог работы. Точная  формулировка предмета обсуждения  будет способствовать получению  нужного результата.

          Тема совещания – это предмет обсуждения. Она должна быть сформулирована конкретно и представлять интерес для участников совещания.

          Подготовка совещания. Важнейший  этап в подготовке совещания  – разработка повестки дня,  письменного документа, рассылаемого  заранее участниками совещания. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением экстренных совещаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов. Необходимо разумное число участников совещания.

          Организация пространственной среды  – при подготовке совещания  нужно продумать порядок размещения  участников. Совещание нужно проводить  за большим столом и в просторном  помещении. Скученность людей сама по себе является источником конфликтов.

Проведение  совещания. Совещания проходят более  эффективно, когда его участники  знают свои задачи и правила поведения.

          Проведение совещания. Совещания  проходят более эффективно, когда  его участники знают свои задачи и правила поведения.

          Руководитель. Для успешного проведения  совещания его руководитель должен  решить как общие, так и специальные  задачи. Авторитет руководителя  совещания во многом зависит  от того, насколько компетентно  и последовательно он проводит совещание, насколько следит за соблюдением регламента. Успешное завершение совещания будет возможным лишь при основательной и серьезной подготовке к совещанию его руководителя.

          Завершая совещание, руководитель  должен подвести итоги обсуждения, четко выработать решение и наметить пути его претворения в жизнь. Нужно использовать возможность поблагодарить за активное сотрудничество потерпевшее неудачу меньшинство, ибо только совместные усилия всех участников помогли достичь нужного результата. Благодарность в адрес потерпевшего неудачу будет стимулировать их выступления на последующих совещаниях.

          Участники совещания. Правила  проведения участников совещания  не менее значительны для оперативного  совещания. Самое лучшее решение, принятое на совещании, мало что стоит, если одновременно с его принятием не позаботиться о его воплощении в жизнь и не контролировать ход его реализации.

          Ход совещания и его результаты  отражаются в протоколе, который  должен вестись кратко и сжато. Важный момент – ознакомление с этим документом тех лиц, которые будут выполнять решение. 
 
 
 

    1. Деловые переговоры.

          Чтобы ориентироваться в сложном  процессе переговоров, следует  четко представлять его структуру  и основные этапы. Любые переговоры включают:

- подготовку  к переговорам;

- непосредственное  ведение переговоров;

- анализ  результатов;

- выполнение  договоренностей.

          Подготовка к переговорам. Переговоры  начинаются задолго до того, как  стороны сядут за стол. Фактически они начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит инициатором проведения переговоров, и стороны займутся их подготовкой. Участники переговоров должны быть подготовлены морально, профессионально и психологически к успешной работе в рамках переговорного процесса.

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru