По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Деловая переписка

Деловая переписка

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Деловая переписка………………………………………………………………….3
Деловое письмо и его функции……………………………………………………5
Разновидности деловых писем…………………………………………………….7
Общая структура делового письма………………………………………………..9
Специфика делового стиля письма………………………………………………10
Оформление делового письма…………………………………………………....12
Приложение……………………………………………………………………….13
Список литературы…………………………………………………………..………14

Выдержка из работы.

Содержание 

  1. Деловая переписка………………………………………………………………….3
  2. Деловое письмо и его функции……………………………………………………5
  3. Разновидности деловых писем…………………………………………………….7
  4. Общая структура делового письма………………………………………………..9
  5. Специфика делового стиля письма………………………………………………10
  6. Оформление делового письма…………………………………………………....12
  7. Приложение……………………………………………………………………….13

    Список литературы…………………………………………………………..………14  
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

1.Деловая переписка 

       Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.

       Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка  их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

       Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.

       При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

    • документы оформляются на специальных бланках – бланках для писем - и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;
    • текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
    • события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

       В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

       Во  вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса  или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Деловое письмо и его функции.

       Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа.

       Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

       Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

       К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

       В качестве носителей информации находят  применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители  визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

       Письма  оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Разновидности деловых  писем

       Письмо  помогает сторонам выявить возможности  для заключения разного рода договоров  и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма – это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.

       Прежде  всего, все письма можно разделить  по функциональному признаку на две группы:

    1. письма, требующие письма-ответа;
    2. письма, не требующие письма-ответа.

       Письма, принадлежащие к первой группе, условно  можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить:

      • письмо-просьбу;
      • письмо-обращение;
      • письмо-предложение (письмо-представление);
      • письмо-запрос;
      • письмо-требование.

       Ответы  на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера  исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

       Письма, не требующие ответа, следующие:

    • письмо-напоминание;
    • письмо-приглашение;
    • письмо-подтверждение;
    • письмо-отказ;
    • сопроводительное письмо;
    • письмо-извещение;
    • гарантийное письмо;
    • информационное письмо.

       Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

       По  тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором функций данного предприятия на снабженческо-сбытовые, административно-хозяйственные, производственные, по рекламе и т.д.

       По  тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

       Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует отличать от переписки общественной – между профсоюзными  и общественными организациями.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Общая структура  делового письма

       Простое письмо – это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура – три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.

       В отдельных случаях письма могут  содержать только первые две части, иногда только вторую.

       Тексты  сложных, многостраничных писем  могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости – и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос.

       Письмо, как правило, не должно занимать более  одной страницы формата А4. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Специфика делового  стиля письма

       Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.)

       Стиль письма отличается частым употреблением  отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с , в силу, в целях и др.), сложных союзов (вследвствии того что; ввиду того что; в силу того что и т.п.), а также словосочитаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине того, что…; тот факт, что…; и др.)

       Язык  делового письма характеризуется употреблением  слов с «универсальным» значением, таких, например, как «Слабо», «недостаточно», «мало». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

       В письме не следует употреблять слова  и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

       Если  в деловом письме автор документа  – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого лица множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…

       Если  автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу…, ставлю Вас в известность…, довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: поддерживаем…, одобряем…, выражаем…; и т.д.

       Еще одна специфическая особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами:

       инициатива  – брать на себя, выступать с, проявлять, терять, уступать;

       налог – взимать, облагать, платить, снижать;

       руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, укреплять и т.д.

       характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых языковых оборотов:

       В порядке оказания технической помощи…

       В связи со сложной  экономической ситуацией… и т.д.

       Извещаем  Вас, что мы сократили  на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий…

       Обращаемся  к Вам с просьбой…

       Одновременно  с этим письмом  высылаются…

       Просим  Вас не задерживать  ответ…

       Наличие их в деловом языке – следствие  четкой регламентированности служебных  отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

       Владение  деловым стилем – это во многом и есть знание и умение употреблять  языковые формулы, модели речевых оборотов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Оформление делового  письма 

       Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

       Письмо  оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) – печатается на чистом листе бумаги и подшивается  в дело как свидетельство выполненной  работы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru