По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Виды технологических систем обработки и хранения документов

Виды технологических систем обработки и хранения документов

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение. С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов" момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения. Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов

Выдержка из работы.

Содержание

Введение……………………………………………………………………………3

1. Виды обработки документов………………………………………………….. .5

2. Обработка поступивших и отправляемых документов………………………8

2.1. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам……………………………… 11

3. Формирование и хранение конфиденциальных дел…………………………20

3.1. Особенности составления и ведения номенклатуры дел………………….20

Заключение………………………………………………………………………..24

Список использованной литературы…………………………………………….25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В открытом делопроизводстве документооборот  предприятия определяется как движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В соответствии с  этим определением движение поступивших  документов начинается с момента их получения, однако до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределения, определения состава документов, не подлежащих регистрации, доклада документов руководству, передачи части из них в структурные подразделения. В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены. Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации. В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в Документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания. Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета. В приведенном определении открытого документооборота движение документов завершается окончанием исполнения или отправкой.

     В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение. С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов" момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения. Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов. В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов: разрешительной системы доступа к конфиденциальным доку-ментам; исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам; целенаправленного регулирования процессов движения кон-фиденциальных документов; исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов; фиксированной передачи конфиденциальных документов; обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов; персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление. 

                     1.Виды обработки документов.

 

      Установление  порядка движения документов или  управление документацией организации  заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой  документационной информации, её быстрый  поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

    -   экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

    -   предварительное рассмотрение документов  службой документационного обеспечения.

    -   регистрация

    -   рациональной движение документов  внутри организации

    -   обработка исполненных и отправленных  документов. 

      Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.).  при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.

      Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение  управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его  содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии  предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

      При внедрении автоматизированной системы  регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

      Процесс регистрации - снятия с документа  показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

      Из  документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен документ после исполнения).

      - Формы  регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

      Передача  документов внутри организации между  структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан  для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

      Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         2. Обработка поступивших и отправляемых документов

     В процессе обработки поступивших  конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

     - не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм и организаций;

     - убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;                                             

     -  предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;

     - исключить возможность Ознакомления технических работников фирмы с конфиденциальными документами;

     - исключить возможность ознакомления любых работников фирмы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лично»;

     - не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

     - убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа.

     Пакеты, конверты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового  отделения связи (ценные, заказные и простые отправления), от курьеров учреждений и фирм, от посетителей. Эти документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи.

     Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит  в том, что на пакетах, конвертах  и часто на самих документах не ставится гриф конфиденциальности. Объясняется это не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.

     Учитывая  эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции выполняется квалифицированным сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудником с целью определения возможной их конфиденциальности.

     Сотрудник вскрывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме имеющих пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку ограничения доступа и не имеющие такой отметки.

    Документы второй группы сравниваются с перечнем документов фирмы, отнесенных к категории конфиденциальных. Подобный перечень регулярно корректируется в соответствии с изменениями в деятельности фирмы, появлением новых видов работы, составленными прогнозами и планами. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиций перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности. Одновременно ставится срок действия грифа и условия его снятия, указанные в перечне.

     Если  документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.

     Все поступившие конфиденциальные документы  подлежат немедленному учету. Документы, не отнесенные к разряду конфиденциальных, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых документов.

      В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:

      - исключить возможность тайного вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;

      - ограничить возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальным документом;

      - подтвердить факт отправки документа и правильность оформления этого факта в учетных формах;

      - исключить ошибочную отправку документа, пакета другому адресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

      Конвертование и отправка конфиденциальных документов осуществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.

      Разрешением на отправку исходящего конфиденциального  документа является подписанное первым руководителем фирмы сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной карточке, если документ отправляется без сопроводительного письма.

      При пересылке конфиденциальных документов почтой или по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст  документа шифруется.

        Конфиденциальные документы упаковываются  в два пакета, т. е. производится  их двойное пакетирование. На  внутреннем пакете указываются:  гриф конфиденциальности, фамилия  лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при  необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов» или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru