По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве

Анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве

Тип работы: Реферат
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Современный документооборот не имеет границ – это известное правило большинству руководителей ведущих отечественных предприятий, практически ежедневно получающих или отправляющих международную деловую корреспонденцию.

Выдержка из работы.

     СОДЕРЖАНИЕ 

     ВВЕДЕНИЕ..…………………………………………………………..…...3

     ГЛАВА 1.  АНАЛИЗ ОФОРМЛЕНИЯОСНОВНЫХ ВИДОВ ПИСЕМ В ВЕЛИКОБРИТАНИИ, США И ДРУГИХ АНГЛОЯЗЫЧНЫХ СТРАНАХ…………………………………………………………………………..…...10

      1.1. Формуляр писем

      1.2  Требования к оформлению реквизитов

      1.3. Особенности составления основных видов писем

     ГЛАВА 2.  АНАЛИЗ ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ПИСЕМ В РФ….…...................................................................................................................27

    2.1  Понятие, основные   виды   писем. Специфика   оформления   реквизитов

      2.2  Требования к содержанию 

      2.3 Этикетные формулы

     ГЛАВА 3. СПЕЦИФИКА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ НА ФРАНЦУЗСКОМ И НЕМЕЦКОМ ЯЗЫКАХ…………………………...…….……………………………….…………....44

     3.1 Общие требования к оформлению конвертов и писем во Франции.

     3.2 Правила оформления основных  реквизитов письма во французском  делопроизводстве

     3.3. Формуляр и специфика оформления немецких деловых писем

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………...........58

     СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………………..61

     ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………..………….65 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Современный документооборот не имеет границ – это известное правило большинству руководителей ведущих отечественных предприятий, практически ежедневно получающих или отправляющих международную деловую корреспонденцию.

     В связи с этим пристального внимания требуют вопросы, связанные с  грамотным и правильным оформлением международных деловых писем.

     Непосредственным  объектом исследования является анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве.

     Предметом исследования является письмо, его  основные виды как ключевой вид информационно-справочной документации.

     В связи с тем, что в большинстве  стран бывшего СНГ применяются  в принципе тождественные с отечественным делопроизводством правила оформления деловых писем, проанализируем правила оформления основных видов писем в России и в англо-, франко- и германо-говорящих странах мира.

     Актуальность  исследования определяется особой значимостью  писем в системе информационно-справочной документации компаний, их видовым многообразием, а также их ведущей стержневой ролью в организации международного документооборота.

     Следует отметить, что исследованию внешнеэкономической деловой корреспонденции уделено значительное место в отечественной науке. Так, истоки изучения проблем, возникающих в процессе оформления различных видов деловых писем можно найти не только в работах Т.В. Кузнецовой, В.И. Андреевой, М.И. Басакова1, но и М.В. Стенюкова2, М.Ю. Рогожина3 и целого ряда других ученых.

     С точки зрения значимости для работы проведен анализ используемой в ней литературы, в связи с чем, можно выделить следующее.

     Методическими основами при анализировании правил оформления, характерных для Великобритании, США и других англоязычных стран мира (глава 1 работы) послужили работы М.И. Басакова4, Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной5, М.В. Стенюкова6.

     При исследовании, проводимом в рамках второй главы работы и изучени вопроса об основных требованиях к правилам оформления основных видов деловых писем в Российской Федерации теоретической базой послужили учебные пособия по документационному обсепечению управления и делопроизводству ряда авторов. Среди которых в первую очередь следует выделить: М.В. Ларина7, М.Ю. Рогожина8; Т.В. Кузнецову9, Н.И Кушнаренко10 и др.

     Кроме того, в рамках изучения основных правил оформления управленческих документов были использованы следующие научные статьи: И. Гущиной «Деловое письмо: особенности оформления»11, А.Н. Соковой «Перспективы развития правил оформления управленческих документов»12 и ряд других научных публикаций13.

     При исследовании, проведенном в рамках третьей главы работы: «Специфика оформления деловой корреспонденции на французском и немецком языках» - автором использованы работы Анодиной14 Н.Н., Рогожина15, М.И. Басакова16.

     На  основании анализа собранного в  работе материала, можно сделать  определенный вывод, что, несмотря на существование в науке ряда исследований, направленных на изучение различных видов писем в зарубежной и отечественной практике - все они носят бессистемный и разрозненный характер. Поэтому полностью тема подготовки и оформления деловых писем в отечественной и зарубежной практике должным образом в науке не изучена, что обуславливает актуальность и объективную необходимость проведения настоящего исследования. Прежде всего для того, чтобы восполнить пробел и всесторонне исследовать правила оформления деловых писем в России и ведущих странах мира, в общем но и определить особенности, характерные для оформления видового многообразия международной деловой корреспонденции в рамках отдельных (в данном случае англо-, франко- и германо-говорящих) стран.

     Всю совокупность источников, используемую в рамках исследования условно можно  объединить в одну группу: государственные национальные стандарты (ГОСТ РФ Р 6.30 - 200317, ГОСТ Р ИСО 15489-1-200718), международный стандарт ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General19.

     Следует отметить, что в России в соответствии с приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст утвержден и введен в действие с 01.07.2007 года новый ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования20». Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General21. Он подготовлен Государственным учреждением Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и регулирует следующие вопросы, связанные с правильной организацией работы с документами коммерческих организаций: процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций; прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций; содержит принципы ответственности.

     С точки зрения значимости для работы, следует отметить, что при исследовании, направленном на анализ оформления англо-, франко- и германоязычных писем в обязательном порядке учитывались требования Международного стандарта ИСО 15489-2001 «Информация и документация - управление документацией» (Information and documentation - Records management), ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования22». Основа второй части работы практически целиком базируется на анализе информации, содержащейся в национальном стандарте ГОСТ РФ Р 6.30 - 200323.

     Формулируя  отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.

     Включайте в письмо постскриптум (P.S.) и помещайте  в этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что когда  люди получают письмо, то они сначала читают приветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обрисовать самые заманчивые выгоды, приглашения к действию, все то, что внушает, вдохновляет, создает чувство необходимости и безотлагательности. Писать P.S. - большое искусство. В некоторых письмах P.S. пишут от руки, чтобы доказать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам других людей50.

     Каждую  новую мысль или идею следует начинать с красной строки и выражать эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова - короткие фразы (10 - 12 слов) - короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:

     - разрывать абзац так, чтобы  одна строка оставалась на  первой странице, а все остальные - на второй;

     - переносить от абзаца одну строку на следующую страницу - там должно быть не менее двух строк;

     - заканчивать страницу словом, разделенным  переносом, или словом с дефисом.

     Письмо  не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности  о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма - две страницы. Больший объем не воспринимается адресатом.

     Нельзя залезать на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление "свободного пространства" на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой); это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект "приведения в порядок" страницы.

     В письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все усилия и привести к нежелательному результату. 
 

      2.3 Этикетные формулы  

     Деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. НЕ следует пользоваться нестандартными конвертами и бумагой для переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.

     Забота  о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова письма останутся теми же самыми независимо от того, использован для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае о вас будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих "пустяках".

     Подписывайте  письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст.

     Отвечать  на полученные письма или даже открытки руководителю желательно как можно быстрее, не позднее чем через три - пять дней после их получения. В случае задержки следует сообщить о получении, попросить извинения и объяснить причину несвоевременного ответа.

     Деловой этикет вообще – это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращений, выражения просьб, напоминаний, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах51.

     Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало при меняться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин Президент; Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д. Обращение «товарищ» находит применение в деловой переписке в военном делопроизводстве.

     Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается, формулы  личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением ...»; В отдельных случаях - «Ваш ...», «Искренне Ваш ...»52.

     В деловой переписке должны быть исключены  местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «Вы предлагаете», а «Вами предложено» ... и т. д.

     Большое значение для формирования положительного имиджа организации, фирмы имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».

     Если  вы ждали ответа и он важен для  вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом по ...».

     Если  к вам обратились с просьбой, которую  вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не пишите то, что широко известно под названием «отписка».

     В деловой переписке неуместно  применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны...», «Не откажите в любезности сообщить...» и т. п.

     Если  требуется напомнить партнеру о  необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2001 № 25/42 истекает ...». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...».

     При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо - отвечайте на его имя.

     Итак, в отечественно делопроизводстве существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями. 
 
 
 

Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru