По алфавиту:

Указатель категорий Делопроизводство и документооборот Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа

Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа

Тип работы: Курсовая работа
Предмет: Делопроизводство и документооборот
Язык документа: Русский
Год сдачи: 2008
Последнее скачивание: не скачивался

Описание.

Цель исследования заключается в анализе электронного документа. Задачи исследования состоят в том, чтобы:

– дать определение понятию электронный документооборот;

– рассмотреть классификацию и типы электронных документов;

– изучить нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота;

– проанализировать правовой статус электронного документооборота;

– сделать выводы по проделанной работе.

Выдержка из работы.

Содержание 

 

Введение 

     Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности.

     Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

     Документ  является основным способом представления  информации на любом современном  предприятии. Неоспорима важность сохранности  и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. Этим и обусловлена актуальность данной работы.

     По  данным Delphi Consulting Group, в настоящее  время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия до 30% времени1.

     Следует отметить, что потоки корпоративной  бизнес-информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать. При этом под термином электронный документ в рассматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

     Актуальность. В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

     EDMS-системы  являются неотъемлемой частью  мирового рынка ПО управления  электронным документооборотом  и содержимым информационных  систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка. Аналитики IDC выделяют следующие сегменты DCT-рынка: системы электронного документооборота; системы управления содержимым на порталах предприятий и системы управления содержимым для электронной коммерции. Рост потребности предприятий в повышении эффективности групповой работы с корпоративными документами неизбежно ведет к дальнейшему развитию данного рынка. Развитию рынка способствуют также распространение электронной коммерции и рост потребности предприятий в Web-совместимых интегрированных инструментальных средствах доступа к информации. При этом особенно быстро растет спрос потребителей на инструментальные средства сбора, поиска и анализа информации, с помощью которых возможно более оперативно обрабатывать разнородные собрания текстовых файлов, графических файлов, видео- и аудиофайлов. По оценке IDC в настоящее время продажи систем электронного документооборота формируют основу доходов на DCT-рынке. Однако сегмент приложений для электронной коммерции развивается все же быстрее.

     Тем не менее, по оценкам аналитиков, важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться.

      Цель  исследования заключается в анализе  электронного документа. Задачи исследования состоят в том, чтобы:

      – дать определение понятию электронный  документооборот;

      – рассмотреть классификацию и  типы электронных документов;

      – изучить нормативно-методическое обеспечение  электронного документооборота;

      – проанализировать правовой статус электронного документооборота;

      – сделать выводы по проделанной работе.

      Источниковая  база. Исследование электронного документа  проводилось в разных аспектах. В  профессиональной печати активно дискутируются  вопросы о терминологии и статусе электронного документа. Сущностные свойства и отличительные особенности электронного документа М.В. Ларин, П.С. Оспаров, Н.А. Ондар и прочие. В своих работах эти авторы рассматривали электронный документ в контексте вопросов источниковедения, изучали проблемы его дефиниции, классификации и месте в ряду других исторических источников. Исследованию терминологических проблем и проблем классификации, в том числе электронных документов, посвящены работы Е.Ю. Елисина, О.Ю. Митченко, О.И. Рысков и др. В них авторы изучали множество типов электронных документов самого различного назначения – от произвольного текстового сообщения для обмена информацией электронной почтой до сложных форматов платежных документов и различных форм отчетности.

      Историография. С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”. Изучением понятие электронный документ стали заниматься ряд ученых (Магидов В.М., Соколов А.К.), они и вывели основное определение данного термина. Технологической спецификой занимались такие ученые как Вайлович С.П. и Кантер М.Т.  

 

       1 Теоретический аспект электронного документа 

      1.1 Понятие электронного документа 

      В рамках традиционного источниковедения специфика электронных документов (ЭД) пока не изучена. В авторитетном учебнике РГГУ (1998) нет ни одного упоминания об ЭД. В учебном пособии под редакцией А.К. Соколова (2004) имеется раздел «Историк и Интернет», где главное внимание уделено описанию вебстраниц. До недавнего времени не было разработано четких правил библиографического описания ссылок на ресурсы Интернет. Правда, внимание к проблеме «Интернет как исторический источник», в целом, и «электронный документ», в частности, отмечено в рамках сообщества «История и Компьютер». На конференциях данной Ассоциации уже давно стала традиционной секция, посвященная Интернет-ресурсам, в публикациях сложилась историографическая база2.

     В связи с повышением значимости сети Интернет в жизни общества и государства сайты органов власти становятся их официальными представительствами в сети, наполняются официальной информацией (нормативные документы, новости, актуальная справочная информация и др.), обеспечивают интерактивное взаимодействие с гражданами (проведение опросов, работа «виртуальных приемных» и др.).

      Тема "электронного правительства", электронного документооборота, электронных библиотек, счетов-фактур и документов в последнее  время стала довольно популярной. Руководство страны, кажется, осознало, что государственное управление, – какие бы технологии при этом не использовались, - осуществляется посредством документов, а не просто информации; и что для того, чтобы "догнать и перегнать" другие капиталистические страны в области "электронного правительства" и "электронной коммерции", нужно срочно решать правовые и технические проблемы, сдерживающие электронный документооборот.

      Использование в государственном управлении и  в коммерческой деятельности электронных  документов неизбежно приводит к тому, что какие-то из них придется хранить достаточно долго (а в электронном мире "долго" означает более 5-7 лет). Можно, конечно, еще какое-то время "прятать голову в песке", но рано или поздно проблему долговременного и постоянного хранения электронных документов, проблему создания электронных архивов придется решать.

      Отечественный бизнес уже сейчас активно использует электронные документы. Что очень  важно, суды, которые сами постепенно переходят на электронные формы  работы, уже к ним привыкли и  регулярно выносят решения на основе доказательств, представленных в электронном виде.

      Самой сложной проблемой при организации  долговременного хранения электронных  документов с ЭЦП является необходимость  поддержания возможности в любой  момент убедиться в подлинности ЭЦП. Для архивов это означает, что придется сохранять в рабочем состоянии множество версии и поколений инфраструктуры открытых ключей PKI. Большинство российских организаций (а что уж говорить про государственные архивы!), не готовы сейчас к решению таких задач, у них для этого нет ни финансовых, ни технических, ни кадровых ресурсов.

      По  мнению авторитетных специалистов, подтверждаемому  уже имеющимся практическим опытом, решением проблемы является отказ от сохранения ЭЦП "в рабочем состоянии". Главное, по их мнению, чтобы при постоянном хранении электронных подписей (включая ЭЦП) можно было бы удостоверить роль, которую подпись выполнила в прошлом, в отношении интересов создавшей документы организации, интересов третьих сторон, культурных и исторических интересов общества.

      При поступлении таких документов на постоянное или длительное архивное хранение, ЭЦП рекомендуется проверять  и "снимать", фиксируя всю содержащуюся в ней информацию в метаданных документов. В дальнейшем защита целостности  и аутентичности документов должна уже обеспечиваться силами и средствами архива.

      К сожалению, как показывает российский опыт решения других проблем "электронного правительства", затягивание приводит тому, что все придется определять в авральном порядке, рискуя принять неверные или ошибочные решения. Государство должно в срочном порядке создать электронные архивы на федеральном и региональном уровне, с тем, чтобы успеть подготовиться к тому моменту, когда придется в массовом порядке принимать на хранение электронные документы.

     Электронный документооборот предполагает обязательную идентификацию в электронной  системе по цифровому идентификатору – так называемому «идентификатору  персональных данных» (ИПД). Человек, согласно определению уже принятой Конвенции  Совета Европы, становится «субъектом персональных данных». ИПД является неизменяемым, уникальным в мире, пожизненным и посмертным (так как никому после смерти больше не присваивается) индивидуализирующим признаком человека – фактически заменяющим собой все другие привычные индивидуализирующие признаки, включая и имя человека. Он одновременно присваивается и человеку и его электронному двойнику – файлу-досье, содержащему персональные данные человека, в том числе и конфиденциального характера. С поголовным присвоением ИПД всем гражданам создается общество нового типа – «электронное население».

     С другой стороны, в рамках ФЦП «Электронная Россия (2002-2010 годы)» разработана  Концепция «электронного правительства» как субъекта новых информационных взаимодействий с «электронным населением».

     Таким образом, с принятием пакета «электронных законов» создаются условия концентрации мировой власти в руках узкого круга лиц, либо вообще одного человека – сверхдиктатора. 

 

Список использованной литературы 

      
  1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации : Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс : справ.-правовая система. – Версия Проф, сетевая. – Электрон. дан. – М., 2005-. – Доступ из локальной сети Науч. б-ки Том. гос. ун-та.
  2. Об электронной цифровой подписи : Федеральный закон РФ от 10.01.02 № 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) (принят ГД ФС РФ 13.12.2001) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс : справ.-правовая система. – Версия Проф, сетевая. – Электрон. дан. – М., 2005-. – Доступ из локальной сети Науч. б-ки Том. гос. ун-та.
  3. О персональных данных : Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс : справ.-правовая система. – Версия Проф, сетевая. – Электрон. дан. – М., 2005-. – Доступ из локальной сети Науч. б-ки Том. гос. ун-та.
  4. О коммерческой тайне : Федеральный закон РФ от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 24.07.2007) (принят ГД ФС РФ 09.07.2004 (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2008) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс : справ.-правовая система. – Версия Проф, сетевая. – Электрон. дан. – М., 2005-. – Доступ из локальной сети Науч. б-ки Том. гос. ун-та.
  5. Об архивном деле в Российской Федерации : Федеральный закон РФ от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред от 13.05.2008) (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс : справ.-правовая система. – Версия Проф, сетевая. – Электрон. дан. – М., 2005-. – Доступ из локальной сети Науч. б-ки Том. гос. ун-та.
  6. О государственной тайне : Закон РФ от 21.07.1993 №5485-1 (ред. от 01.12.2007) (с изм и доп., вступающими в силу с 15.12.2007) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс : справ.-правовая система. – Версия Проф, сетевая. – Электрон. дан. – М., 2005-. – Доступ из локальной сети Науч. б-ки Том. гос. ун-та.
  7. Об утверждении Правил организации, комплектования, учета и использования документов фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук : Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.07 № 19 (зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 №9059) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс : справ.-правовая система. – Версия Проф, сетевая. – Электрон. дан. – М., 2005-. – Доступ из локальной сети Науч. б-ки Том. гос. ун-та.
  8. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 0.02.2002) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс : справ.-правовая система. – Версия Проф, сетевая. – Электрон. дан. – М., 2005-. – Доступ из локальной сети Науч. б-ки Том. гос. ун-та.
  9. ГОСТ 7.1-2003 Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления (введен Постановлением Госстандарта от 25.11.2003 №332-ст). – М. : Изд-во стандартов, 2004. – 48 с.
  10. ГОСТ 34.601 Автоматизированные системы. Стадии создания.
  11. ГОСТ 34.602 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
  12. ГОСТ Р 52294-2004 Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения : национальный стандарт (утв. Постановлением Госстандарта от 29.12.2004 №138-ст).
  13. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : терминологический стандарт по делопроизводству и архивному делу (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28).
  14. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией: термины и определения. –, 2005. – 15 с.
  15. Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года (одобрена распоряжением Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. №1244-р) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс : справ.-правовая система. – Версия Проф, сетевая. – Электрон. дан. – М., 2005-. – Доступ из локальной сети Науч. б-ки Том. гос. ун-та.
  16. Выбор системы ДОУ // Служба кадров и персонал. – 2004. – № 3. – С. 90–93.
  17. Документ в парадигме междисциплинарного подхода : материалы Второй Всероссийской научно-практической конференции / под ред. О.А. Харусь ; Том. гос. ун-т. – Томск, 2006. – 400 с.
  18. Документ в системе социальных коммуникаций : сб. материалов III Всероссийской научной практической конференции с международным участием / Том. гос. ун-т. – Томск, 2008. – 448 с.
  19. Елисина, Е.Ю. Классификация электронных документов / Е.Ю. Елисина // Библиотековедение. –2007. – № 4. – С. 43-50; № 5. – С. 54-60.
  20. Классификаторы документов и информации в составе нормативно-правовой базы автоматизированных систем делопроизводства // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота : доклады и сообщения на девятой Международной научно-практической конференции 05–06 декабря 2002 г. / Росархив. ВНИИДАД. – М., 2003. – С. 241–247.
  21. Ларин, М.В. Электронные документы / М.В. Ларин // Вестник архивиста. – 2009. – № 1. – С. 12.
  22. Международная стандартизация в области управления документацией // Электронный документооборот и ДОУ в органах власти : Вторая Всеросс. практич. конференция, Москва, 02-04 февраля 2004 г. – М., 2004. – С. 145–147.
  23. Международный стандарт // Служба кадров. – 2005. – № 6. – С. 50–51.
  24. Митченко, О.Ю. Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001 / О.Ю. Митченко, О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2003. – № 3 – С. 62-64
  25. Ондар, Н.А. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности, Н.А. Ондар // Секретарское дело. – 2005. – № 3. – С. 10–12.
  26. Оспаров, П.С. Наличие компьютеров – еще не показатель / П.С. Оспаров // Служба кадров. – 2006. – № 12. – С. 55–59.
  27. Павленко, П.В. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти / П.В. Павленко // Делопроизводство. – 2004. – № 1. – С. 11–17.
  28. Рамус, В.И. Основные направления деятельности Национального архива США (NARA) в области управления электронными документами федеральных учреждений / В.И. Рамус // Секретарское дело. – 2005. – № 2. – С. 51–53.
  29. Синелицин, А.В. «Официальное представительство» органов власти в сети Интернет / А.В. Синелицин // Делопроизводство. – 2006. – № 4. – С. 36–40.
Похожие работы:
© 2009-2019 Все права защищены — dipland.ru